En mars, on s’est mis à la recherche d’une nouvelle recrue pour le business, et plus spécifiquement : mon bras gauche ! (Le bras droit étant déjà occupé par Leïla 🙃)

L’idée était de recruter un véritable partenaire, un freelance polyvalent et investi qui nous suivrait sur le long terme pour développer l’entreprise.

On a choisi pour ça de lancer un “vrai” processus de recrutement, avec une fiche de poste, un questionnaire, des entretiens… Et tout le reste.

Ça fait maintenant un mois tout pile que Clémentine, la personne que nous avons choisie, a intégré le business. Pour l’occasion, je vous amène dans les coulisses de notre processus de recrutement, de l’idée d’agrandir l’équipe à l’onboarding de Clémentine.

Pourquoi avoir recruté (la situation initiale)

Si vous me suivez déjà depuis un moment, vous connaissez Leïla qui est mon bras droit. Elle a commencé en tant qu’assistante virtuelle et a voulu faire pivoter son activité dans l’accompagnement pour entrepreneurs. Leïla est donc devenue Responsable Succès Client et Coach Mindset au sein de la Micropreneure Academy.

Malgré ce pivot de business, j’avais des besoins dans le milieu de l’assistanat web, la création de contenus, le montage du podcast… Leïla cumulait donc les deux casquettes jusqu’à fin 2021.

Au fur et à mesure, on a eu envie de construire une équipe sur la durée en faisant bien les choses et qui nous permettrait de nous concentrer sur notre zone de génie. En plus de ça, on avait pour objectif de renforcer la communication pour 2022 et de lancer une nouvelle offre…

Bref, on a eu envie d’agrandir l’équipe avec une personne polyvalente et de confiance qui nous aiderait à développer le business.

Notre processus de recrutement

La préparation du recrutement

On savait depuis plusieurs mois que l’on voulait recruter. On a donc fait un audit des tâches à confier : je me suis interrogée sur la répartition du temps de travail de Leïla sur les 5 derniers mois pour savoir sur quoi elle passait le plus de temps et qu’est-ce qu’on pouvait déléguer.

Je me suis aussi demandée “quelle est la vision de mon business dans un, deux, trois ans ? Quels postes j’ai envie de pourvoir ? Quels rôles j’ai envie de renforcer ?” pour recruter en fonction de mon organigramme idéal.

Pour le recrutement, j’ai beaucoup lu, regardé des vidéos et formations sur le sujet du management et du recrutement. Soyez curieux (perso, je suis encore débutante !).

Ensuite, on a organisé le projet de recrutement : on a listé les tâches à faire et j’ai fixé une deadline pour le projet (recruter un bras gauche avant la fin du T1). J’ai réussi à tout anticiper pour que tout soit plus simple et plus clair.

Le lancement du recrutement

Concrètement, on a annoncé au monde que l’on recrutait un bras gauche. 😉

J’ai rédigé la fiche de poste de manière très précise avec une vision très précise du poste (même si on voulait que le poste s’adapte selon le profil). Plus c’est précis, plus les attentes sont claires pour les deux côtés ce qui facilite la gestion du recrutement.

Ensuite, j’ai communiqué à ce sujet sur Instagram et en newsletter. J’avais fixé 10 jours de dépôts des candidatures (on a reçu près de 200 candidatures).

On a choisi de faire un recrutement public plutôt que de demander à des assistants que l’on connaissait déjà pour se laisser la chance de découvrir des pépites.

Le questionnaire

On a aussi créé un questionnaire sur Typeform pour leur permettre de candidater. Il y avait 25 questions environ, en 3 parties : 1/ la personnalité du candidat, 2/ ses compétences professionnelles, 3/ la collaboration potentielle avec nous.

Deux objectifs à cela : soigner l’expérience tout en triant les profils (notamment grâce aux questions sur la personnalité).

Suite aux réponses, j’ai sélectionné 10 candidats et Leïla en a retenu 4. On a envoyé un mail aux personnes qui n’ont pas été retenues en leur spécifiant qu’on était disponibles pour leur donner un feed-back et on a contacté les autres pour un entretien.

Les entretiens et le choix final

Nous avons donc réalisé 4 entretiens de 30 minutes avec Leïla. On a repris les questions du questionnaires tout en en posant d’autres pour mieux comprendre le profil, la personnalité, les motivations.

C’est compliqué voire impossible de se contenter de l’écrit pour apprécier une personnalité… Vous avez besoin de les voir en vrai, de voir leur manière de s’exprimer pour savoir s’il y a un feeling.

L’onboarding de Clémentine

L’onboarding, c’est la manière dont vous allez accueillir votre nouvelle recrue. Un peu comme pour vos clients, il faut 1/ lui donner de manière efficace toutes les infos, 2/ l’accueillir chaleureusement (pour qu’elle ait envie de s’investir et de rester !).

Ce qu’on a fait :

• Sécurisé l’aspect juridique (contrat, accord de confidentialité, devis)
• L’accueillir au travers d’une réunion de bienvenue
• Optimisé l’espace Notion
• Créé des accès
• Définis des missions pour les 4 premières semaines
• Rédigé des process pour les missions

Les leçons apprises en recrutant notre bras gauche

1) Le plus gros du travail d’un recrutement, c’est en amont

Il est indispensable d’identifier les besoins et préparer le recrutement (pas juste sélectionner les profils).

Il était impossible pour moi d’envisager un recrutement sans avoir D’ABORD (pas après 😁) audité tout mon business :

• Comment les choses sont faites maintenant ?
• Qu’est-ce qui n’est pas fait actuellement, ou fait en retard ?
• Qu’est-ce qui est mal fait ?
• Où se trouve ma zone de génie ?
• Qu’est-ce qui ne nécessite pas ma présence et mon intervention ? Etc.

Le plus “simple” : noter sur un document TOUT ce qu’on fait pendant 1 semaine (même la moindre micro-tâche).

Forcément, si tout a été documenter en amont, même avant de recruter, on gagne du temps et de la clarté ++ quand on voudra déléguer.

2) La rédaction de la fiche de poste est particulièrement importante

Il est d’important d’écrire les bons mots avec ses exigences. La fiche de poste que l’on a rédigé était très détaillée mais on a quand même reçu des profils qui n’avaient rien à voir avec la fiche de poste… Soyez fermes sur le profil que vous recherchez.

3) Recruter parmi sa communauté n’a pas que des avantages

On est très reconnaissantes des candidatures que l’on a reçu mais en tant que chef d’entreprise, il faut distinguer son entreprise de sa personne, de ses émotions… C’est valorisant et plaisant de faire travailler des personnes de sa communauté qui aiment notre travail, mais ça doit servir les intérêts réels du business.

4) Le soin apporté au processus de recrutement et au traitement des candidatures est particulièrement important

On a eu envie de soigner l’expérience de nos candidats pour se démarquer. On a d’ailleurs eu beaucoup de retours de candidats sur notre process. Ça favorise l’engagement des (futurs) prestataires, facilite la recommandation et améliore l’image de marque.

5) Choisir la bonne personne est difficile, mais l’onboarder est aussi délicat et chronophage

Préparer l’arrivée de Clémentine m’a presque pris plus de temps que le recrutement en lui même… évitez de mettre le paquet sur le recrutement et de tout lâcher ensuite.

Faites une liste de tout ce que vous devez faire / envoyer pour accueillir la personne.

A lire aussi : 6 conseils pour déléguer sans perdre de temps et d’argent

Si vous souhaitez écouter cet article sur votre plateforme de podcast préférée, c’est par ici :

Bonne écoute !

Où retrouver mon travail ?

• Sur Instagram : @maelanefaure
• Sur mon site Internet
• La Micropreneure Academy

Psssst ! Participez au défi 5 jours pour créer une entreprise qui cartonne  : un cours par jour dans votre boîte mail, pour gagner en clarté et trouver des clients. 🤩

Si le podcast vous plaît, laissez 5* étoiles et un commentaire sur votre plateforme d’écoute. C’est la meilleure façon de soutenir mon travail ! Mille mercis 🙂