Gérer son argent quand on est indépendant, c’est loin d’être facile. On dit adieu à un salaire fixe, à nos congés payés et autres avantages, tout en devant anticiper impôts, charges et baisses d’activité.

Quand on débute, il est parfois difficile de distinguer ce qui rentre sur notre compte pro, et ce que l’on peut se verser à titre personnel.

Combien, sur 1000, 2000 ou 5000 euros de chiffre d’affaires encaissé, puis-je verser sur mon compte personnel ? Quelles sont les dépenses à anticiper ? Comment épargner en micro-entreprise ?

Je te présente aujourd’hui mes conseils pour gérer tes revenus d’auto-entrepreneur. Au programme dans ce podcast : 

• Les bons réflexes que tu peux mettre en place dès aujourd’hui pour gérer ta trésorerie d’auto-entrepreneur, et les erreurs à éviter dans la gestion de tes finances. [03:00] 
• La méthode financière que tu peux suivre, de l’encaissement de ton chiffre d’affaires au versement de ta rémunération sur ton compte personnel. [10:00] 
• Un exemple concret dans lequel j’applique étape par étape la méthode financière pour gérer ses revenus d’auto-entrepreneur. [20:20] 

Conseils généraux pour gérer ses revenus d’auto-entrepreneur

Il faut vraiment gérer de façon professionnelle son argent.

Tu serais surprise du nombre d’entreprises qui coulent à cause d’une mauvaise gestion de trésorerie et des dépenses professionnelles.

Il est vrai que, quand on quitte son job salarié, on n’est pas du tout habitué à gérer la trésorerie d’une entreprise. C’est tellement différent du fait de recevoir un salaire fixe tous les mois… Et tellement plus compliqué !

Il est alors nécessaire de mettre en place dès le début de bons réflexes.

Ouvrir un compte bancaire dédié à ton activité professionnelle

Ton entreprise mérite d’avoir un compte bancaire dédié. C’est une question de transparence et de professionnalisme.

Depuis la loi Pacte de mai dernier, tu n’es pas obligée d’ouvrir un compte bancaire dédié si ton chiffre d’affaires de micro-entreprise sur les deux dernières années est inférieur à 10.000 euros.

Cependant, si tu es en-dessous de ces seuils, je te conseille quand même de ne pas t’en passer ! Tu ne peux pas et ne dois pas tout mélanger.

Effectivement, ouvrir un compte bancaire présente un coût… Mais il faut compter moins de 10 € par mois. C’est accessible !

[À lire également : Le guide du compte bancaire auto-entrepreneur]

Utiliser un outil de facturation

Qu’est-ce que je ferais sans Freebe ? C’est vraiment mon outil de facturation auto-entrepreneur préféré.

Ça apporte une telle transparence, une telle simplicité dans la gestion de mes finances.

C’est cependant un outil qui n’est pas gratuit. Je sais qu’il existe d’autres outils de facturation pour auto-entrepreneurs qui sont gratuits.

Freebe n’est pas gratuit, mais il coûte moins de 10 euros par mois. C’est un minuscule investissement, mais qui peut sauver vraiment des nuits d’angoisse, et te faire économiser de précieuses heures.

En un seul coup d’œil, tu peux avoir accès aux factures que tu as envoyé, aux clients qui sont en retard. Tu peux les relancer. Tu peux voir les factures à venir. Tu peux calculer la rentabilité. C’est vraiment top ! Si tu veux tester cet outil, consulte l’article dans lequel je parle des fonctionnalités et de mon avis sincère sur Freebe.

Petit cadeau également : tu as le droit de tester Freebe pendant deux mois gratuitement avec le code ROCKET. Cette durée est largement suffisante pour te rendre compte de son potentiel. Je pense que tu ne pourra plus t’en passer !

[À lire aussi : Freebe, mon logiciel de facturation auto-entrepreneur]

Bien connaître ses charges

Bien connaître le montant de tes charges fixes/mensuelles fait partie de la gestion des finances. Ça te permet de fixer des tarifs corrects qui couvrent tes charges, ainsi que de calculer ton seuil de rentabilité.

Je te conseille de prendre tout simplement une feuille blanche et de te demander quelles charges tu as, que ce soient des charges annuelles, mensuelles ou trimestrielles.

Attention, ce n’est pas parce que tu as des charges qui ne sont que de 5 euros par mois par ci par là qu’il faut les ignorer. Les petits montants peuvent, une fois cumulés, changer littéralement tes calculs ! Fais cet exercice de façon honnête et exhaustive.

Essayer d’avoir des revenus plus réguliers

Effectivement, quand on est freelance ou entrepreneur, les revenus sont par nature irréguliers. C’est normal. Par contre, il y a des petits tips qui te permettront quand même d’avoir des revenus relativement réguliers.

Tu peux par exemple conclure un contrat d’abonnement avec tes clients. C’est ce que je fais quand je peux le faire. Tu te détermines dans ce cas un forfait mensuel. Par exemple, si tu es rédactrice web, tu prévoies avec ton client que tu rédigeras 5 articles par mois.

Ce système là profite aux deux parties parce que vous savez exactement ce que tu vas devoir produire en termes de charge de travail, en termes de finances également. Ton client également sait à quoi s’attendre. C’est un gain de temps pour les deux parties.

En y réfléchissant, il y a toujours des choses que tu peux mensualiser.

Tu peux également, dans le cas d’une prestation longue, par exemple, une prestation qui s’étale sur 3 mois, sur 6 mois, sur un an, décider que tu vas facturer mensuellement à date fixe. C’est ce que je fais quand on me demande un gros volume de textes en rédaction web.

Par exemple, parfois, j’ai des commandes de 50 000 mots en rédaction juridique. Dans ces cas là, je sais que ça va me durer plusieurs mois. J’opte alors pour une facturation mensuelle. En général, le client est tout à fait d’accord. C’est bien pour les deux parties, puisque cela permet au client d’étaler les paiements.

Mettre de côté à chaque encaissement tes charges sociales et impôts.

Ça fait partie intégrante de ma méthode financière que je vais te donner la deuxième partie.

Mensualiser tes charges sociales et fiscales autant que possible

Souvent, tu peux opter pour un paiement annuel ou pour un paiement au mois. C’est vraiment mieux de mensualiser. C’est alors beaucoup plus simple de calculer et surveiller ton budget mensuel.

Utiliser plusieurs comptes bancaires

Enfin, je te conseille d’utiliser, si possible, plusieurs comptes bancaires : un pour chaque objectif.

C’est une méthode assez américaine mais c’est une méthode que j’apprécie. Chaque compte bancaire est alors dédié à un objectif, par exemple les vacances ou l’épargne professionnelle pour tes projets de formation. C’est simple et motivant.

Tu vas sans doute penser : les comptes bancaires, ça coûte cher. Je suis d’accord, mais deux remarques : premièrement, il y a beaucoup de banques en ligne qui se développent et c’est devenu beaucoup plus facile de payer moins de frais bancaires.

Deuxième remarque : tu peux également utiliser des comptes épargne classiques, tels que des livrets d’épargne, qui sont gratuits.

Ma méthode financière pour bien gérer ses revenus d’auto entrepreneur

Pourquoi utiliser plusieurs comptes bancaires ?

Cette méthode nécessite de détenir plusieurs comptes bancaires.

L’idéal serait d’avoir 4 comptes bancaires :

• un compte bancaire auto-entrepreneur,
• un compte bancaire personnel,
• plusieurs comptes épargne qui représentent des différents objectifs, différents compartiments dans lesquels tu vas affecter ta trésorerie d’auto-entrepreneur.

Il te faudrait dans l’idéal deux comptes épargne.

Le premier, pour les charges sociales et impôts. Le mieux, ce serait d’avoir un compte courant pour que les organismes puissent prélever directement dessus, mais sinon tu peux ouvrir un livre d’épargne classique.

Je te conseille également d’avoir un deuxième livret d’épargne qui sera affecté à l’épargne de ton entreprise. Tu mettras dessus l’argent de tes vacances, ton épargne de précaution ou les investissements futurs.

Méthode financière en 4 étapes pour revenus d’auto-entrepreneur

J’ai divisé cette méthode financière en quatre étapes.

Le but, c’est vraiment que tu vois ce qui se passe de l’encaissement de ton chiffre d’affaires au versement de ta rémunération sur ton compte personnel.

Je dis “rémunération”, mais ce n’est pas un salaire. C’est ce qu’il te reste de ton chiffre d’affaires après avoir tout payé et épargné pour ton entreprise. C’est ton argent personnel.

Étape 1 : Mettre de côté les impôts et les charges sociales à chaque encaissement

Que paie-t-on en micro-entreprise ? On a les charges sociales que tu paies tous les trimestres ou tous les mois, et l‘impôt sur le revenu que tu paies également tous les mois ou tous les trimestres.

Si tu es dans le régime classique, tu es imposée au barème de l’impôt sur le revenu. Tu payes ton impôt sur le revenu tous les mois, avec des acomptes contemporains dans le cadre du prélèvement à la source.

Si tu es en versement libératoire, tu payes ton impôt en même temps que tes charges sociales, tous les mois ou tous les trimestres.

Tu as également la CFE à payer. C’est un impôt local que toutes les entreprises doivent verser, et dont le montant dépend de la valeur des bureaux affectés à l’activité professionnelle.

[À lire également : Que paie-t-on lorsque l’on est auto-entrepreneur ?]

Si tu exerces à domicile, tu devras quand même payer la CFE (entre 200 et 500 euros par an).

Si tu es assujettie à la TVA, dès que tu reçois un encaissement, tu mets la TVA à coté.

Mettre de côté tes charges et impôts te permettra de ne pas avoir de mauvaises surprises au moment de payer.

“Mettre de côté”, ça peut vouloir dire deux choses. Ça peut être mettre de côté au sens propre : sur un compte bancaire séparé. Ça peut aussi vouloir dire mettre de côté dans ta tête, en anticipant le montant.

3 modalités pour mettre de côté :

• Soit sur un autre compte courant. Comme cela, tu peux te faire prélever tous les mois sur ce compte là pour tes charges et impôts.

• Soit sur un compte épargne. Attention, il va falloir revirer les sommes pour que les organismes puissent prélever.

• Soit en laissant le montant sur ton compte bancaire auto-entrepreneur, mais il faut bien que tu le gardes en tête. Il faut que tu arrives à te dire “cet argent là est pour les impôts, ce n’est pas le mien”. C’est toi qui vois si tu as la rigueur nécessaire pour avoir ce raisonnement là ou pas.

Si tu es en déclaration trimestrielle de chiffre d’affaires, c’est à dire que tu ne paies tes charges sociales que tous les trois mois, et éventuellement ton impôt, je te conseille vivement  de mettre le montant de ces impôts sur un autre compte. Comme ça, tu es sûre de ne pas oublier et de ne pas avoir de surprises 3 mois plus tard.

Passons maintenant à l’étape 2.

Les étapes 2, 3 et 4 se passent maintenant à la fin du mois. Tout au long du mois, tu encaisses son argent, tu enlèves les impôts. Maintenant, qu’est-ce qui se passe à la fin du mois ?

Étape 2 : Laisser sur ton compte auto-entrepreneur le montant de tes charges fixes

Il faut tout d’abord que tu veilles à laisser sur ton compte le montant des charges fixes qui vont être prélevées le mois suivant.

L’idée ici n’est pas de tout enlever du compte auto entrepreneur, et puis de ne plus rien avoir en attendant le prochain versement le mois prochain.

Tu as peut être par exemple un coworking à payer, ou des logiciels, des outils particuliers, etc. Tout ce qui va être débité le mois prochain, tu l’anticipes, en laissant le montant sur ton compte bancaire.

Étape 3 : Alimenter la trésorerie de ton entreprise

Quand je parle de trésorerie, je parle de toutes les sommes que tu vas garder en guise de petit coussin de sécurité.

Il va y avoir l’épargne de précaution qui correspond à la maladie, aux accidents de la vie, parce que tu n’es pas bien protégée quand tu es micro-entrepreneur.

Ça peut également être les imprévus commerciaux. Tu perds un client, tu n’es pas payée…

Ta trésorerie d’entreprise sert également pour tous tes investissements futurs, par exemple des formations à venir, le nouvel ordinateur à payer, etc.

Enfin, tu as les vacances. En micro-entreprise, c’est à toi de te “fabriquer” tes propres vacances ! Tu le fais en constituant une épargne que tu prends sur le chiffre d’affaires du mois.

Comment alimenter la trésorerie de ton entreprise?

Tu peux soit verser ces sommes là sur un compte épargne, et c’est ce que je te conseille de faire. Ce sont en effet des sommes dont tu n’as pas besoin immédiatement, a priori.

Soit tu les laisses sur ton compte auto-entrepreneur. Il faut dans ce cas que ce soit clair dans ta tête, que ces sommes là sont prévues pour l’épargne de précaution, les vacances et les investissements futurs, mais pas pour autre chose.

Combien épargner chaque mois ? Au moins 10 % de ton chiffre d’affaires !

Pour commencer, je te conseille 10 à 15 % des sommes, mais tu vas vite t’apercevoir que ce n’est pas forcément suffisant. Par exemple, 5 semaines de congés, ça représente 8 % de l’année. Il te faut mettre de côté l’équivalent de 8 % de ton CA annuel pour garder la même rémunération pendant tes congés !

Mais évidemment, tu fais ce que tu peux. Au début d’une activité, quand on a un chiffre d’affaires assez bas, c’est normal de ne pas pouvoir épargner 10, 15, 20, % des sommes tous les mois.

Par contre, c’est un réflexe que tu vas devoir absolument avoir quand ton chiffre d’affaires va augmenter.

Je conseille d’avoir, sur ton compte d’épargne professionnelle, de quoi survivre financièrement pendant 3 à 6 mois sans encaisser de chiffre d’affaires.

Tu ne sais pas ce qui peut arriver, ton activité peut baisser d’un coup. Tu peux avoir un énorme impayé avec ton client principal. Et là, tu seras bien contente d’avoir plusieurs milliers d’euros au chaud sur un compte à côté !

Une fois que tu as veillé à ce que ton compte bancaire puisse payer tes charges professionnelles du mois suivant et que tu aies épargné un peu pour ton entreprise, il faut maintenant que tu te verses ta rémunération sur ton compte personnel.

Étape 4 : Verser ta rémunération sur ton compte personnel

Il y a deux modalités pour le faire. Soit tu considères que tu vas te verser un montant fixe tous les mois à une date précise. Comment calculer cela ? Il va falloir que tu estimes ton revenu moyen sur les derniers mois et que tu divises par le nombre de mois.

Dans ce cas, si ton chiffre d’affaires du mois après déduction des charges est supérieur à ce montant, tu verseras l’excédent sur ton épargne professionnelle. Et inversement.

Autre possibilité : tu décides d’encaisser tout simplement un montant variable chaque mois, en fonction du chiffre d’affaires réaliser.

Tu t’en doutes, je préfère la première option. Ça te permet vraiment d’avoir une visibilité.

Dans un cas comme dans l’autre, te verser à date fixe cette rémunération chaque mois te permet d’être totalement sereine : tu sais que cet argent là, tu peux le dépenser comme tu le veux.

Exemple concret de gestion des revenus d’auto-entrepreneur

On va considérer que je suis en mars 2020. Ce mois-ci, j’ai facturé 3 000 euros hors taxes de prestations de service.

J’ai un premier versement le 10 mars de 1800 euros. J’ai un deuxième versement le 15 de 500 euros et j’ai un troisième versement le 25 de 700 euros.

Comme on l’a vu, je mets de côté les impôts et les charges à chaque versement. Dans mon exemple, on considère que j’ai un taux d’imposition de 30%. Ça représente les cotisations sociales, l’impôt sur le revenu, la CFE. Je mets de côté le 10 mars, ça fait 540 euros. Le 15 mars, je mets de côté 150 euros. Le 25 mars, je mets de côté 210 euros.

A la fin du mois, je vais alimenter la trésorerie de mon entreprise, donc mettre un peu de côté pour mon coussin de sécurité et me verser une rémunération. Actuellement, en ayant enlevé les charges sociales et les impôts à venir, il me reste 2 100 euros sur mon compte. Qu’est ce que j’en fais ?

Je laisse tout d’abord mes charges mensuelles sur mon compte bancaire auto-entrepreneur. On va considérer que j’ai 200 euros par mois de charges mensuelles. Je les laisse car je sais qu’en avril, je serai débitée de 200 euros.

Je mets ensuite de côté pour la vie de mon entreprise, donc les vacances, l’épargne de précaution, les investissements futurs. 10 %, c’est faible, mais on va commencer par 10 % : ça fait 200 euros.

Ensuite, je me verse ma rémunération. Ce mois-ci, après charges et épargne professionnelle, il me reste 1700 euros.

Soit j’ai décidé que mon revenu net serait de 1 500 euros par mois : je mets alors 1 500 euros sur mon compte personnel et 200 euros sur le compte de mon entreprise.

Soit, deuxième option, je prends tout ce qui reste, soit 1700 euros, et je mets ça sur mon compte personnel.

Si l’on résume, je suis partie de 3 000 euros et je me suis versée 1700 euros ou 1 500 euros. J’ai réussi en outre à épargner pour mon entreprise.

Cet exemple explique aussi pourquoi il n’est pas viable de facturer trop bas quand on est entrepreneur ou freelance. Il n’y a pas que les charges sociales à payer !

Dernière précision : au début, tu ne pourras peut être pas autant épargner et alimenter la trésorerie de ton entreprise… et c’est OK. C’est normal de commencer avec un chiffre d’affaires bas.

Il faut que tu te rémunères en premier parce que tu es ton atout numéro un pour ton business.

Par contre, cette situation doit rester temporaire. Ce n’est pas viable, il faut absolument que tu arrives à gagner encaisser un chiffre d’affaires suffisant pour 1) te rémunérer, 2) pour faire grossir et préserver l’épargne professionnelle, et 3) pour payer des charges.

Sinon, ton activité ne pourra pas se développer. Il faudra soit augmenter ton nombre de clients, soit augmenter ton chiffre d’affaires moyen par client, soit augmenter tes tarifs… ou les trois.

Au final, tu le vois, ce n’est pas si sorcier que ça de bien gérer ses revenus d’auto-entrepreneur. Il faut juste avoir mis en place un process, un mécanisme, pour que ce soit assez limpide dans ton esprit. Tu le verras, tu seras ensuite beaucoup plus sereine face aux questions d’argent.

Si tu as des questions, n’hésite pas, je serais ravie de discuter avec toi par email, en commentaires ou sur Instagram 🙂