Comment bien déléguer ? Je me suis depuis longtemps posé la question.

Car, j’ai toujours rêvé d’avoir une petite équipe pour travailler autour de moi. Je n’ai jamais eu envie d’avoir 5, 10, 20 salariés, réunis dans les locaux de ma société. Et c’est toujours le cas aujourd’hui, même si je m’interroge de plus en plus sur la possibilité de salarier quelqu’un. Mais ce sera peut-être l’objet d’un autre article ! 😁

Je rêvais plutôt d’une petite équipe de 3 ou 4 freelances, qui m’aideraient au quotidien dans la joie et la bonne humeur, à distance (parce que je n’ai jamais voulu avoir de contrainte géographique). Ça me paraissait être un objectif très lointain, un peu comme un “dream business”… Mais c’est finalement venu plus tôt que prévu 😁 :

Après des mois et des mois à fantasmer sur les entrepreneurs du web qui avaient leur propre équipe, c’était à mon tour de me lancer… J’ai senti que si je ne passais pas le relai à quelqu’un, j’allais finir droit dans le mur (et mes projets à la poubelle).

⚠ Problème : Comment recruter, déléguer et manager, quand on ne l’a jamais fait ?

En cabinet d’avocats, j’étais TOUT en bas de l’échelle : je n’avais jamais managé personne. Aucune expérience sur laquelle m’appuyer… J’aurais bien aimé avoir un mode d’emploi tout près sur mon bureau 😇, mais je me rattrape aujourd’hui : vous êtes toujours hyper nombreux à me demander comment j’ai délégué.

Je ne pourrai pas tout aborder dans cet article, mais j’ai envie de vous donner aujourd’hui mes 6 conseils principaux en matière de délégation (dont certains contre-intuitifs)

1. Arrêtons de suivre bêtement les effets de mode

Ça, c’est ma première “unpopular opinion”. 😉

Mettons les pieds dans le plat :

• Ce n’est pas parce que tout le monde vous dit de déléguer que vous devez vous y mettre.
• Ce n’est pas parce que Michelle ou Gerturde a recruté trois personnes d’un coup que vous devez le faire.
• Ce n’est pas parce que tout le monde vous conseille de recruter pour un poste en particulier que vous devez le faire.

On parle de plus en plus de la délégation, mais je suis là pour vous dire que c’est loin d’être simple, et que la probabilité de perdre du temps et de l’argent là dedans est bien plus importante 🙂

“Avoir une équipe” est sexy (même si en fait, on a juste une assistante 1 h par semaine et son chat sur le canap’ en guise d’équipe). On se sent fier, on a envie de le montrer aux autres, ça fait bien. 😉 Mais PLEASE. Lisez ce qui suit 🙃

2. Il n’existe pas de bon moment pour recruter

En général, on attend le dernier moment pour recruter : quand on est trop dans le rush, qu’on se sent épuisé(e), et que pourtant le business doit continuer à tourner.

Red flag 🚩 : c’est la meilleure façon de se précipiter et de faire n’importe quoi. 🥲

Il existe en matière de recrutement, deux stratégies :

• On recrute quand on a atteint x € de chiffre d’affaires et qu’on “peut se le permettre”. C’est une stratégie courante, mais pas forcément la meilleure car tout seul on ne peut pas déplacer des sommets. On est vite limité et on risque de burn-out.
• On recrute POUR atteindre ces x € de chiffre d’affaires → Ça nécessite d’être beaucoup plus audacieux, mais c’est une stratégie largement payante quand c’est bien fait !

Il n’existe absolument pas de “seuil” de C.A. pour commencer à déléguer : certains le font dès le départ (des business qui se montent en empruntant et en recrutant X salariés, il y en a plein 😉), d’autres attendent 1 000 € , 3 000 € ou 10 000 €. Peu importe. Mais généralement, quand on se pose la question, c’est que c’est un poil trop tard 😉 (façon de parler, rien n’est jamais trop tard)

Deux remarques en plus : on pense souvent que déléguer va nous faire gagner du temps.

C’est vrai, mais sur le moyen terme. Il va y avoir une phase d’adaptation pendant laquelle vous allez devoir former cette personne (il faut vraiment l’avoir en tête en débutant) et la corriger, car tout ne sera pas parfait dès le départ.

Donc il faut avoir suffisamment d’énergie à consacrer à un recrutement.

Autre remarque : déléguer va nous faire gagner du temps (ça tout le monde le sait), mais ce à quoi on pense moins, c’est la diminution de la charge mentale :

On sait que les tâches sont prises en main et seront faites, donc on a plus de “jus de cerveau” à affecter ailleurs. Ça double les bénéfices.

3. Commencer par recruter un profil couteau-suisse

Quand on délègue, il y a deux cas de figure :

1- Recruter quelqu’un avec une compétence très précise : un spécialiste

Brand designer, agence de pub FB, copywritter, ou encore consultant SEO : en général, ces personnes-là sont extérieures au business. On va travailler avec elles pour des besoins précis ou récurrents, mais les tâches seront totalement externalisées.

Par exemple, je travaille actuellement avec une agence Facebook Ads, qui gère en totale autonomie mes publicités : ce n’est pas quelqu’un que j’ai intégré dans mon business.

C’est le cas aussi d’Anastasia qui a fait le logo de l’Academy et une vidéo en motion design, et Xuan, qui a réalisé mon identité visuelle.

On peut aussi avoir des spécialistes en interne, hein. Typiquement, un copywritter qui bosse au quotidien pour ton business.

2- Recruter quelqu’un avec des compétences généralistes : un couteau-suisse

On peut recruter, en interne le plus souvent, quelqu’un avec des compétences généralistes. Cette personne-là va vous assister au quotidien, soit sur tous les domaines (assistant virtuel / assistante web / couteau-suisse / bras droit), soit un peu plus spécifiquement : sur votre comm’, sur la gestion admin de votre organisme de formation, etc.

Bien sûr, il y a un monde entre les spécialistes et les généralistes, mais c’est pour simplifier.

Dans cet article, je vais principalement parler des prestataires internes : ceux qui sont, on peut dire ça comme ça, “dans ton équipe”.

3 – Pourquoi recruter en priorité un profil généraliste ?

Ce conseil n’engage que moi, mais je suis persuadée qu’il est bien plus judicieux, d’abord, de recruter un profil couteau-suisse / généraliste (comme une assistante virtuelle).

• D’une part, parce que généralement quand on débute dans la délégation, on a besoin d’une aide sur tout un tas de tâches opérationnelles (comm’, administratif, customer care…). À l’inverse d’un business qui se développe bien et qui aurait maintenant besoin de compétences très spécifiques. L’idée, c’est de demander de l’aide pour arriver à faire en temps et en heure toutes les tâches permettant de faire tourner le business : pour moi, la priorité est là.
• D’autre part, quand on n’a aucune expérience en recrutement et délégation, c**’est plus simple de recruter un assistant quelques heures par mois pour commencer**. Généralement, ce sont des profils couteaux-suisses qui n’auront pas de mal à s’adapter (c’est la force du métier), même si vous péchez un peu côté management et organisation. 😅 Et les tâches à confier sont simples, donc “faciles” à expliquer (à l’inverse de déléguer des tâches stratégiques par exemple).

4. On ne délègue pas n’importe quoi

Certes, il y a sûrement un tas de tâches que vous n’avez plus envie / plus le temps de faire.

Mais, avant de les confier à quelqu’un : on s’assure qu’elles ont une véritable utilité.

Je m’explique : beaucoup d’entrepreneurs délèguent des tâches qui, au final, ne font pas avancer le business (doooonc : on perd du temps et de l’argent à payer quelqu’un pour accomplir une mission qui rapportera 0 résultat 🤷🏻‍♀️)

Par exemple, payer quelqu’un pour animer un groupe Facebook gratuit qui ne vous ramène aucun client.

👉 À lire aussi : Quotidien d’entrepreneure: 10 conseils pour s’alléger

5. Le plus gros d’un recrutement, ça vient avant

Quand on pense recrutement, on se voit déjà en train d’écrire la fiche de poste et mener des entretiens en mode. #CEO #manager #laclasse

Minute papillon !

Un recrutement, ça se prépare. Pas simplement pimper dans son coin la fiche de poste, ou préparer une communication adaptée.

Impossible pour moi d’envisager un recrutement sans avoir D’ABORD (pas après 😁) audité tout mon business :

• Comment les choses sont faites maintenant ?
• Qu’est-ce qui n’est pas fait actuellement, ou fait en retard ?
• Qu’est-ce qui est mal fait ?
• Où se trouve ma zone de génie ?
• Qu’est-ce qui ne nécessite pas ma présence et mon intervention ? Etc.

Le plus “simple” : noter sur un document TOUT ce que vous faites pendant 1 semaine (même la moindre micro-tâche). Ça vous donnera déjà un excellent panorama de touuuuutes les tâches à réaliser pour faire tourner la bête 🐻

Comme ça, vous aurez une idée très précise (pertinente, et juste) de tout ce que vous voudrez mettre dans votre fiche de poste.

Je vous conseille d’ailleurs d’en rédiger une, même si vous ne la transmettez pas “publiquement” : elle vous aidera vraiment à choisir parmi plusieurs profils.

Ça vous évitera de recruter quelqu’un pour au final, ne rien avoir à lui donner. Ça paraît bête, mais c’est l’erreur que font la plupart des entrepreneurs qui débutent dans la délégation – moi la première au départ.

C’est toujours plus cool quand la personne que vous recrutez sent que tout est carré et prêt à l’accueillir 😊

Petit tips : mieux vaut commencer petit et augmenter les heures / la charge de travail au fur et à mesure.

6. Onboarding et management : les autres défis du recrutement (sinon ce serait pas drôle 🙄)

L’onboarding, c’est la manière dont vous allez accueillir votre nouvelle recrue. Un peu comme pour vos clients, il faut

1/ lui donner de manière efficace toutes les infos ;

2/ l’accueillir chaleureusement (pour qu’elle ait envie de s’investir et de rester !).

Un freelance n’est pas un salarié, mais je suis de la team “on prend soin de nos collaborateurs” (même freelances, même à temps partiel).

Pour l’arrivée de Clémentine par exemple (qui nous a rejoint en avril en tant que content manager / bras gauche), j’ai passé beaucoup de temps à préparer :

• les documents juridiques (pour moi, règles carrées = équipe sereine) ;
• la doc’ de l’entreprise (un résumé de tout ce qu’on fait, ce en quoi on croit, les projets à venir etc) ;
• l’espace Notion ;
• la réunion de bienvenue ;
• les tutoriels pour les tâches que j’allais lui donner, etc.

Il faut donner à votre collaborateur les moyens de se mettre au travail efficacement, d’obtenir toutes les infos en temps et en heure, et veiller à ce que le travail soit (bien) fait sans le fliquer.

Par exemple, qu’est-ce qu’on met en place pour faire des points réguliers avec la personne ? Une réunion hebdo ? Un récap’ écrit sur Notion ? Une vidéo Loom ? Un groupe Slack ? Etc.

Et aussi : quelles sont vos attentes, en termes de délai, de qualité, de rapidité d’exécution, de résultats… ?

Attentes claires = collaboration transparente = collab’ qui dure !

Bref : tout un programme, qu’on n’imagine pas trop quand on débute.

Difficulté principale : Le nouveau collaborateur n’est pas dans votre tête : vous allez devoir extraire de votre cerveau vos habitudes, vos routines, vos idées, et les stocker dans un endroit accessible (un espace Notion, par exemple).

Et ça, quand on n’a pas l’habitude de le faire, c’est TRÈS difficile (et je vous recommande vraiment de prendre l’habitude dès la création de votre business ! Vous me remercierez ensuite 😁).

Je vous donne un exemple : sur notre espace Notion, on a une page qui s’appelle “Boîte à Process” ⤵️

C’est un peu le mode d’emploi de l’entreprise, avec la liste de toutes les tâches nécessaires pour faire tourner le business, que ce soit pour la Micropreneure Academy, la communication, l’administratif, etc.

On a pour chaque tâche un tutoriel, généralement en vidéo, sur Loom.

Ce sont des vidéos de 2 à 10 min, où quelqu’un (généralement moi) exécute la tâche en direct en partageant son écran, et explique ce qu’il fait.

Comme ça, le nouveau collaborateur regarde la vidéo en autonomie, et peut se mettre au travail !

C’est toute la puissance de la documentation d’entreprise 😊

Boooon. Je suis frustrée parce que j’aurais encore plein de choses à dire, MAIS :

• Je vais reparler de tout ça très bientôt dans un (ou deux) épisodes de podcast 🤍 au sujet du recrutement qu’on a fait en février / mars.
• Ce sera une groooosse partie de l’accompagnement que je prépare pour cet automne, pour les coachs, formateurs et consultants qui veulent développer leur business 🚀

Vous avez déjà plein d’informations de qualité pour savoir comment bien déléguer. Mais, promis, bientôt je vous en dis un peu plus.

Merci d’être arrivé(e) jusque là, merci d’être là tout simplement ! 🥰

A très vite !

Maëlane