Avoir des tonnes d’idées et développer de nouveaux projets, c’est bien. Qu’ils soient réalisables et bien organisés c’est mieux !

La gestion de projets est une compétence essentielle pour mener à bien des initiatives, qu’elles soient personnelles ou professionnelles. Cependant, lorsque les projets deviennent complexes et comportent plusieurs étapes, il devient impératif d’adopter des méthodes efficaces pour éviter les retards, les erreurs et les frustrations.

Dans cet article, écrit par Clémentine – accompagnante au slowpreneuriat (www.lesoptimalistes.fr) -, nous vous présenterons un guide pratique étape par étape pour vous aider à bien gérer vos projets, de la planification à la réalisation, afin d’atteindre vos objectifs avec succès.

Etape n°1 : Définir les attentes et objectifs du projet

Les attentes du projet

Avant tout chose, et après avoir clairement énoncé l’idée de projet, il est indispensable de définir tes attentes avec ce projet.

En quoi ce projet va-t-il servir ton entreprise ? Est-ce qu’il va t’aider à trouver plus de clients ? Est-ce qu’il te permet d’améliorer le customer care ? Est-ce qui va augmenter les visites sur ton site ?

Tout bon projet doit pouvoir avoir un impact significatif et positif pour ton business. De cette manière là, tu t’assures de mettre de l’énergie, du temps et de l’argent dans un projet qui va soutenir l’avenir de ton entreprise.

Les objectifs du projet

Une fois que tu as défini tes attentes avec ce projet, tu vas réfléchir à tes objectifs. Ce sont eux qui vont t’aider à atteindre ta vision de manière concrète, prioriser et bien distribuer tes ressources et clarifier tes attentes et la coordination de ton équipe. Sans objectif, tu ne peux pas évaluer tes résultats.

Pour fixer ses objectifs, on se sert de la méthode SMART :

• Spécifiques : les objectifs doivent être clairement définis et précis pour éviter toute confusion ou malentendu.
• Mesurables : les objectifs doivent être mesurables pour que tu puisses suivre les progrès et évaluer les résultats.
• Atteignables : les objectifs doivent être réalisables et atteignables, mais également suffisamment ambitieux pour te motiver.
• (Relevant) Pertinents : les objectifs doivent être pertinents pour l’entreprise et contribuer à l’atteinte des objectifs à long terme.
• Temporellement définis : les objectifs doivent avoir une échéance clairement définie pour que tu puisses te fixer un délai et suivre ta progression.

Exemples : “doubler le nombre d’abonnés sur mon compte Instagram pour augmenter ma visibilité et mes ventes” ou encore “réaliser 10k de chiffre d’affaires le premier trimestre en vendant mes formations en ligne”.

Etape n°2 : Etablir un plan solide du projet

Décomposer les tâches du projet

Avant de s’atteler à toute ou partie du projet, il est absolument indispensable d’avoir une vision globale de tout ce qui doit être réalisé. Pour ça, on va noter toutes les tâches nécessaires à la réussite du projet. A chaque tâche, on peut allouer des sous-tâches et un ordre de priorité.

Exemple : je veux revoir ma stratégie de communication sur Instagram.

On peut imaginer différentes tâches :

• Définir mes objectifs en matière de visibilité, engagement et conversion
• Définir ma cliente idéale : réaliser le portrait robot et faire des interviews pour évaluer les attentes en terme de communication
• Réaliser une étude de marché pour identifier ce qui fonctionne ou non sur mon marché
• Définir mon message, mes piliers de contenus et ma fréquence de publication
• Mettre à jour mon profil : revoir la biographie, changer ma photo de profil, réorganiser mes stories à la Une…
• Créer mon contenu en utilisant la méthode du batching
• Evaluer les résultats de cette nouvelle stratégie

Pour définir l’ordre des tâches, il faut réfléchir en terme de dépendance : quelle tâche ne peut être faite tant qu’une autre n’est pas réalisée ? En toute logique, on ne crée pas du contenu sans avoir réfléchi en amont à notre clientèle cible.

Etablir une deadline pour chaque tâche

Une fois que l’on a listé toutes les tâches indispensables à la réalisation du projet, on va ajouter des deadlines (= une date limite). Evidemment, elle doit être réaliste par rapport à tout ce que tu as à faire dans la sphère pro et perso.

On peut donc se demander : combien de temps par semaine je peux allouer à ce projet et combien de temps me prennent chacune des tâches ?

De cette manière, tu vas pouvoir organiser ton planning de manière concrète et sans te laisser happer par le stress. Je te conseille aussi de prévoir une petite marge d’erreur au cas où tu aurais mal estimer le temps prévu pour l’une ou plusieurs des tâches.

Répartir la réalisation des tâches entre les membres du projet

Si tu es solopreneur, il va de soit que toutes les tâches à réaliser sont à faire… par toi-même. 🥲 Dans un tel cas, il est d’autant plus important de faire attention à la gestion de ton temps pour ne pas t’épuiser dans la réalisation du projet.

Si au contraire, tu as une équipe (des freelances ou des salariés), il va te falloir répartir chacune des tâches selon leur zone de génie : l’aspect communication au chargé de com’ ou community manager, l’administratif à ton assistant web, le montage à ton monteur etc.

Etape n°3 : Suivre la réalisation du projet et réajuster si besoin

Suivre la réalisation du projet

Je t’invite à utiliser un outil d’organisation pour suivre l’avancée de ton projet.

Personnellement, j’utilise Notion. A chaque tâche réalisée, je vois la barre de progression du projet avancer (taux de satisfaction : 5732%). C’est aussi sur Notion que je renseigne la deadline et la personne en charge de la tâche. De cette manière, je sais en en seul coup d’oeil où j’en suis.

Si tu as une équipe, il est d’autant plus important de suivre le projet et les progressions de chacun. Pour ça, tu peux organiser des réunions ou des points hebdomadaires pour redéfinir et réajuster certaines tâches.

Réajuster les tâches du projet, si besoin

On le sait, réaliser un projet dans le concret, ce n’est pas toujours ce qu’on avait imaginé. Plus il est complexe, plus on a des chances de se confronter à des obstacles : retards, erreurs…

C’est pour cette raison qu’il est absolument indispensable de faire des points réguliers sur tes avancées (même si tu es solo dans ton business !). Tu peux prévoir, par exemple, de faire un point tous les vendredis pour estimer si tu es en avance / en retard et réajuster tes deadlines en fonction.

Etape n°4 : Faire un bilan complet du projet

Une fois ton projet terminé, il ne suffit pas de passer à autre chose. Il est temps de passer à l’évaluation !

• As-tu réalisé tes objectifs fixés en amont ?
• Comment est-ce que tu t’es senti pendant la réalisation du projet ?
• As-tu rencontré des difficultés particulières ?
• Qu’est-ce qui aurait pu être amélioré ?
• Quelles sont les bonnes décisions qui ont été prises ?
• Quels leçons retires-tu de ce projet ?
• Qu’est-ce qui a fait la réussite / l’échec du projet ?

Si tu te sens satisfaite de ce projet et de sa réussite, pense à une récompense avant de passer au prochain ! 😉

En suivant ce guide étape par étape, j’espère que tu es maintenant en mesure de mieux gérer tes projets pour augmenter tes chances de succès. La clé réside dans une organisation efficace et en une adaptabilité à toute épreuve. N’oublie pas que la gestion de projet est une compétence qui s’affine avec la pratique, donc continue d’apprendre, de t’améliorer et de adapter aux spécificités de chaque projet !

Article rédigé par Clémentine – Les Optimalistes