L’organisation est un sujet qui préoccupe TOUS les entrepreneurs, quels que soient leur activité ou le stade de développement de leur business.

Il y a de quoi devenir un peu dingue quand on développe une entreprise : communication, vente, relation client, réalisation des prestations, gestion d’entreprise… On se retrouve alors souvent avec des emplois du temps surchargés, et l’impression d’être complètement sous l’eau.

J’ai invité Claire Vitoux de “The Minimal Plan” pour échanger ensemble sur le (douloureux) sujet de l’organisation des entrepreneurs.

On a évoqué ensemble les causes de la surcharge des entrepreneurs, la planification des semaines de travail, le focus et la fixation de priorités, ou encore la façon dont on peut capitaliser sur ce qu’on a déjà construit.

C’est un épisode de podcast rempli de conseils concrets pour gagner en productivité, et enfin sortir la tête de l’eau.

Hello Claire ! Est-ce que tu peux nous présenter ton parcours et ton activité ?

Je suis coach en organisation et en efficacité pour les entrepreneurs. J’accompagne des entrepreneurs à différents stades de développement, pas pour s’organiser pour retrouver du temps, être plus serein et pourvoir développer un business pérenne et serein sans foncer dans le mur du burn-out.

A la base, je suis designeuse mais je ne l’ai jamais vraiment été. J’ai toujours occupé des fonctions de cheffe de projet où l’organisation c’était le nerf de la guerre.

J’ai donc travaillé 4 ans en tant que cheffe de projet et ça fait maintenant 5 ans que je suis à mon compte. Au départ avec une activité e-commerce et maintenant une activité d’accompagnement en individuel et en collectif.

Quel est le profil des entrepreneurs que tu accompagnes ?

Il y a deux grandes catégories :

• Les solopreneurs pour lesquels on fait une réorganisation de leur business mais qui est intrinsèquement liée à leur vie personnelle.
• Les chefs d’entreprise avec une équipe où on va davantage aborder les sujets de la délégation, la structuration, les process etc.

Est-ce que tu as toujours été organisée et productive ou c’est quelque chose que tu as développé ?

Je suis quelqu’un de structurée mais pas organisée. Je suis une ancienne bordélique et procrastinatrice. Dans les premières années de ma vie d’adulte, je passais beaucoup de temps dans mon canapé à rêver à ce que je pourrais faire sans passer à l’action.

C’est au moment où j’ai rencontré l’organisation dans mon activité de cheffe de projet que j’ai commencé à l’appliquer dans ma vie personnelle.

L’organisation ce n’est pas seulement faire plus de choses en moins de temps… pour moi c’est un pouvoir pour avoir de l’ascendant sur sa vie et faire des choix en conscience.

Être organisé est-ce “génétique” (on naît comme ça, ou non), ou est-ce une compétence que l’on peut travailler et améliorer ?

Je ne suis pas médecin donc je ne sais pas si ça s’inscrit dans les gênes.

Par contre, de ce que j’observe de mon activité de coach c’est qu’il y a beaucoup de facteurs qui vont influencé le fait d’être organisé ou non : la culture, la famille, une appétence personnelle…

En tout cas, ça n’empêche pas de devenir organisé ou de prendre des habitudes d’organisation. Pour moi, l’organisation c’est une compétence que l’on peut développer.

Lors de ton intervention dans la Micropreneure Academy, tu as partagé une statistique : les entrepreneures en France travaillent en moyenne 43 heures par semaine. Quelles sont selon toi les causes de la surcharge de travail des entrepreneurs ?

On peut travailler 15h et ne pas être satisfait de son travail comme faire 60h et être parfaitement épanoui. Tout dépend de notre vision du travail et de nos envies.

La surcharge vient des actions concrètes que l’on a à faire dans notre to-do list mais aussi des décisions qu’on a prendre qui tournent dans notre tête (charge mentale).

Les causes de la surcharge dépendent finalement du stade d’avancement de notre entreprise :

• Quand on est au tout début du business, la surcharge vient du fait qu’il faut tout construire. On ne sait pas trop par où commencer ni comment faire.
• Quand on est plus avancé, on peut avoir d’autres problématiques : beaucoup de clients à gérer, beaucoup d’opérationnel…

Parlons d’un problème commun chez beaucoup d’entrepreneurs : vouloir faire trop de choses à la fois ! Quel est le danger quand on se concentre sur trop de choses à la fois ?

On peut réussir à tout gérer mais en terme de résultats, ça risque d’être plus compliqué.

Plus on va multiplier les sujets avec lesquels on jongle, plus c’est difficile. Avoir une ou deux balles pour jongler c’est jouable, en avoir 10 demande un sacré niveau.

Comment choisir le bon focus, quand on a toujours plein d’idées et qu’on adore son métier ?

L’outil que j’utilise pour mes clients c’est la matrice RICE.

Pour utiliser cette matrice, on a besoin d’avoir un objectif. On énumère toutes les stratégies possibles pour réaliser cet objectif et on va les pondérer en 5 selon 4 critères : la rapidité des résultats, l’impact potentiel, la confiance dans sa capacité à mettre en oeuvre cette stratégie, l’effort que ça va demander.

On va additionner les 3 premiers critères et on les divise par le quatrième. Ça nous donne un score, donc un indicateur sur la stratégie à prendre.

On peut tout à fait mettre en place cette stratégie en mode “sprint” pour essayer aussi les autres stratégies si on en a envie.

Comment peut-on sortir la tête de l’eau lorsqu’un matin, en arrivant devant son bureau, on se retrouve d’un coup complètement submergé par toutes les choses à faire ?

La première chose à faire c’est de faire un vide cerveau : noter tout ce qui nous prend la tête. La deuxième étape c’est de faire du tri et de remettre les priorités où elles sont.

Tout ce qui n’a pas de conséquences à court terme, on le met de côté. On peut aussi mettre à un autre moment les engagements que l’on a prit.

Après ça, on choisit 3 choses que l’on veut vraiment finir à la fin de la journée.

Comment préparer et planifier ses semaines efficacement ? As-tu une méthode ?

Pour moi, l’organisation est pyramidale : objectif, stratégie, priorités de la semaine, actions du quotidien. L’objectif c’est d’avoir une cohérence entre tout ça.

Pour planifier sa semaine, on va revenir sur son focus, sur les opérations quotidiennes et se demander quelles sont les 3 grandes priorités.

Pour les identifier, il faut se demander :

• Est-ce qu’il y a des choses que je repousse depuis longtemps et qui feraient une vraie différence dans mon business ?
• Si je prends la liste de ce que j’ai à faire, quelle action me permettrait d’avoir encore des résultats dans quelques mois ?

Quand on ne planifie sa semaine, on va faire plein de petites choses sans avancer sur son objectif. C’est la Pickle Jar Theory : il faut d’abord être focus sur ses priorités puis les petites tâches annexes.

On dit souvent qu’il faut “capitaliser sur l’existant” pour gagner en temps et en efficacité. Comment on fait ça, en pratique ?

Le pouvoir de la capitalisation par du principe qu’on crée de la valeur dès le jour 1. En avançant, on produit des choses et on peut les réutiliser.

Plutôt que systématiquement repartir de zéro, on met en place des paliers pour valider sa progression.

Pour faire ça, il est super important de documenter ce que l’on fait. Vous allez pouvoir un historique de ce que vous faites.

Quel est le rôle des outils dans l’organisation d’un entrepreneur ? A-t-on vraiment besoin de toute la panoplie des derniers outils à la mode ?

Je suis persuadée que les outils ne font pas l’organisation. Tout est une question d’habitude.

Si vous n’avez pas prit l’habitude de documenter ce que vous faites, de préparer votre semaine… les outils ne vous serviront à rien.

L’outil n’est que le reflet de nos habitudes.

Selon ton expérience, combien de temps en moyenne pour trouver une organisation d’entrepreneure(e) qui nous corresponde ?

Tout dépend d’où vous partez. Si vous n’avez aucune habitude en place, ça va prendre du temps (entre 20 et 90 jours). Au départ, vous allez avoir besoin de vous discipliner.

Pour mettre en place une bonne base d’organisation, en trois mois c’est fait.

Si vous souhaitez écouter notre échange sur votre plateforme de podcast préférée, c’est par ici :

Bonne écoute !

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Où retrouver Claire ?

• Son site internet
• Son podcast Bye Bye Procrastination
• Sur Instagram : @the.minimal.plan
• La Boîte à Outils pour entrepreneurs (ressource gratuite)
• Better Faster Smarter, l’accompagnement individuel complet pour créer un système d’organisation qui t’aide à travailler moins mais mieux

Où retrouver mon travail ?

• Sur Instagram : @maelanefaure
• Sur mon site Internet
• La Micropreneure Academy

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