Début 2022, j’ai décidé de réduire mon temps de travail par deux, en revoyant toute l’organisation de mon entreprise. J’ai passé des mois à réfléchir à mon organisation personnelle et professionnelle, l’optimisation de mon temps et mes priorités.

Pari réussi puisque j’ai maintenant un emploi du temps parfaitement équilibré, avec des semaines de 25 heures environ (travail effectif), sans la sensation d’être sous l’eau ou épuisée.

Je vous donne dans cet article les 3 conseils productivité qui ont le plus fonctionné pour moi… Et qui m’aident au quotidien à travailler plus intelligemment, sans avoir un emploi du temps de ministre.

1/ Mesurer, analyser et optimiser mon temps de travail

C’est ça qui m’a permis de revoir en profondeur mon organisation, de me rendre compte des défaillances et d’améliorer ma productivité au quotidien.

Comment je me suis mise au time tracking

J’avais déjà essayé plusieurs fois de faire du timetracking (= mesurer son temps de travail) mais j’oubliais fréquemment et c’était synonyme de rigidité et de “fliquage” pour moi.

Début 2022, j’avais un objectif de diminution de travail et j’ai eu besoin de mesurer concrètement à quoi j’affectais mon temps pour pouvoir faire des améliorations. J’utilise l’application Clockify pour ça.

Épisode lié : 83. Travailler 20-25h par semaine : comment j’ai divisé mon temps de travail par 2

Les avantages du timetracking

• Pouvoir analyser et donc optimiser le temps de travail (on se base sur des données concrètes plutôt que sur le ressenti) pour prendre les bonnes décisions et faire en sorte que le temps soit bien dépensé
• Être plus concentré dans la tâche : je fais mes tâches avec plus de “conscience” et d’intention quand je démarre le chronomètre
• Gagner en motivation quand on voit tout le travail réalisé à la fin de la semaine

Ce que j’analyse avec le time tracking

Chaque fin de semaine et chaque fin de mois, je vais analyser le temps de travail total et ce sur quoi j’ai passé le plus de temps vs mes priorités du moment.

Selon mon analyse, j’améliore mon planning de la semaine suffisante (par ex : m’assurer que j’ai bien des blocs de temps suffisamment nombreux et longs pour mes priorités).

2/ Fixer des priorités par mois et par semaine (et m’y tenir)

Lors de chaque bilan mensuel, je me fixe entre 2 et 4 priorités par mois et chaque semaine, j’ai 2 à 4 priorités. C’est sur ça que je vais me concentrer en priorité, car ce sont les tâches/projets susceptibles de faire le plus avancer mon entreprise

Exemple de mes priorités de décembre 2023 :

• Accueillir X nouvelles personnes dans l’Academy grâce à la vente de Noël
• Préparer le départ en congé maternité
• Créer et planifier le contenu du 1er trimestre 2023

Et des priorités de la semaine en cours :

• Finaliser et mettre en ligne l’atelier 2023 pour mes clients
• Reprendre la comm’ sur Insta : calendrier éditorial décembre + posts de la semaine
• Enregistrer 8 épisodes de podcast
• Créer des templates d’e-mails pour mon équipe (en prévision du départ en congé mat)

On voit bien que chacune de ces 4 priorités est liée à l’une de mes priorités de décembre

3/ Préparer ma semaine à l’avance, avec une méthode bien rodée

Chaque vendredi (ou dimanche soir), je prépare ma semaine grâce à une feuille de route.

Faire le bilan de la semaine précédente

• Résumé de la semaine : quelques lignes sur mon ressenti + rappel des priorités du mois et de la semaine
• Tâches principales réalisées
• Ce qui a bien fonctionné
• Ce qui n’a pas bien fonctionné
• Où en sont les projets en cours

Préparer la semaine suivante (sur mon dashboard personnel Notion)

• Les 3 priorités de la semaine
• Planning journalier avec des blocs de temps (1 à 3h), avec dans l’ordre : 1 thème par jour (ex : focus podcast), report des rdv pro et perso, blocs de temps dédiés aux priorités
• Autres blocs de temps
• Et à côté de ça : une to-do list pour les petites tâches dont je dois me rappeler (type : publier le replay du live, rappeler untel…)

Autres conseils de productivité qui ont changé mes semaines :

• Avoir créé un second cerveau sur un outil d’organisation dédié (Notion) → le cerveau humain est fait pour réfléchir, pas pour retenir 😉
• Composer avec mon rythme, en repérant les périodes qui sont moins productives pour moi (ex : début d’après-midi) et en mettant des limites (ex : pas de rdv le lundi, et essayer de manière générale de les regrouper sur 1 ou 2 journées)
• Avoir des process pour toutes les tâches répétées plus d’une fois, et automatiser une partie de ces process quand c’est possible
• Déléguer et pouvoir compter sur une super team !

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Bonne écoute !

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