Les entrepreneurs sont souvent obsédés par la productivité. Ils sont toujours à la recherche de techniques pour optimiser et organiser leur entreprise. Moi la première ! Je suis constamment à l’affût de nouveaux outils qui m’aideront à gagner du temps et à être plus productive. Car être organisé est essentiel pour être le plus productif possible.

Heureusement, il existe aujourd’hui une multitude d’applications pour mieux s’organiser. Pour choisir les bons outils pour votre entreprise, il faut passer au crible toutes les fonctionnalités proposées. Alors, par où commencer ?

Je vous présente ici mes outils favoris (mes petits chouchous !) pour organiser mon business. Ils m’ont vraiment aidé à gérer mon entreprise plus efficacement ! Allez, c’est parti. 

Notion : l’outil d’organisation par excellence 

Je dois l’avouer, j’ai longtemps utilisé Trello et ClickUp pour organiser mon business. Ce sont deux très bons outils, que j’ai trouvé très pratiques… en 2020 ! Car aujourd’hui, je ne jure plus que par Notion. 

Alors pourquoi Notion ? Car je cherchais un système capable d’organiser clairement tous les aspects de mon business en un seul endroit ; mais aussi de les séparer si je le souhaite. Notion est intuitif et suffisamment flexible pour me permettre de créer mes propres structures. Il a l’avantage de proposer un système de bases de données que je peux relier entre elles, et qui évoluent avec mon activité.

🎁 Dans la Micropreneure Academy, on vous offre un template Notion pour gérer votre business de A à Z ! Vous n’avez plus qu’à le dupliquer ! 

En résumé, Notion est un espace de travail tout-en-un pour organiser mon entreprise de A à Z ! Les possibilités d’utilisation sont infinies :

• to-do list ;
• suivis des indicateurs ;
• budget ;
• création de contenu ;
• gestion de la relation client ;
• espace de travail collaboratif. 

Bref, c’est un excellent outil avec une interface simple et claire qui le rend facile à utiliser. L’une de mes fonctions préférées de Notion est la possibilité de créer des modèles pour les tâches courantes. Cela me fait gagner beaucoup de temps, car je n’ai pas à réinventer la roue chaque fois que je dois créer un nouveau document ou fichier. Notion dispose d’un plan gratuit qui est parfait pour les solopreneurs, mais il offre également des plans payants avec plus de fonctionnalités.

Spark : pour gérer sa boîte mail

Spark est un outil qui m’aide à gérer ma boîte aux lettres. Il est idéal pour filtrer les courriels et organiser ma boîte de réception. Spark dispose également d’une fonction “snooze” très pratique qui me permet de masquer temporairement les e-mails jusqu’à ce que j’aie le temps de les traiter. 

Cette fonction me sauve la vie lorsque je suis confronté à un fil d’e-mails particulièrement volumineux, que je n’ai pas le temps de traiter dans l’immédiat ! Car j’applique la technique du zéro inbox : rien ne peut rester dans ma boîte de réception. Chaque email est soit rangé dans un dossier, soit supprimé. Elle possède également une fonction de recherche vraiment géniale qui vous permet de retrouver facilement d’anciens e-mails ! 

Slack : pour communiquer en équipe

Slack est un outil de communication d’équipe qui nous aide à rester connectés et organisés. Il est idéal pour partager des fichiers, discuter de projets et suivre les échéances. C’est vraiment parfait pour nous aider à rester au top de notre travail et à éviter les erreurs de communication ! 👀

Mais surtout, Slack est notre outil indispensable pour créer une communauté d’échange et d’entraide au sein de la Micropreneure Academy. C’est un atout considérable pour une formation. D’une part, Slack nous permet de proposer à nos élèves un accès direct aux formateurs : Leïla, Olivia et moi-même. Nous pouvons ainsi répondre rapidement à toutes les questions de nos apprenants. D’autre part, Slack permet d’instaurer de véritables échanges entre nos élèves, qui peuvent s’entraider, se conseiller, ou même proposer leurs services ! 

Clockify : pour suivre son temps

Si vous me suivez depuis un moment, vous savez que je ne peux pas me passer de Clockify. C’est tout simplement un outil de suivi du temps qui m’aide à rester productive et efficace. Il est idéal pour suivre avec précision le temps consacré à chaque tâche ou chaque projet. Cela permet aussi d’identifier les domaines dans lesquels vous perdez du temps, pour faire permettre de faire des ajustements en conséquence. Très utile aussi pour fixer ses tarifs avec justesse !

Zapier & Make : pour automatiser son business

Zapier et Make sont deux outils qui m’aident à automatiser les tâches répétitives dans mon entreprise. Zapier est idéal pour les automatisations simples, tandis que Make est plus puissant et peut gérer des automatisations complexes avec plusieurs étapes et conditions. Ces outils m’ont fait gagner beaucoup de temps en automatisant des tâches que je devrais autrement effectuer manuellement.  

Par exemple, ces outils me permettent de générer automatiquement les contrats de formations de nos élèves CPF ! En connectant Make à notre CRM (Customer Relationship Management) sur Notion, il remplit automatiquement les informations des apprenants dans un modèle de contrat de formation sur Google Drive. Les contrats sont ensuite exportés en PDF et stockés sur Dropbox ! Un gain de temps assuré ! 

Pour les personnes qui achètent directement un de nos produits digitaux via Thrive Cart, un compte élève est automatiquement créé sur notre plateforme de formation, ce qui donne un accès immédiat au produit.

Si vous cherchez des moyens d’optimiser votre activité, ces outils d’organisation peuvent être un excellent point de départ. Ils vous permettront de rationaliser votre flux de travail et d’être plus productif. Mais attention, améliorer l’organisation et la gestion de votre entreprise ne doit pas consister uniquement à ajouter davantage d’outils dans vos process. Il s’agit plutôt d’ajouter les BONS outils qui fonctionnent pour VOUS et VOTRE activité !