Ah, la création d’entreprise… Traditionnellement source de très nombreuses questions.

Et c’est normal ! Vous mettez les pieds dans un monde que vous ne connaissez pas : celui de l’entrepreneuriat. Ce monde-là n’a rien à voir avec le salariat… Il répond à des codes totalement différents.

Petit à petit, vous devez tâtonner, essayer d’en comprendre les règles, puis trouver des process qui vous correspondent à 100 %.

Quand j’ai obtenu mes premiers clients en freelance, je me suis posé toutes ces questions. J’avais très envie d’être à la hauteur de mes premières missions, mais je ne savais pas vraiment comment procéder. Je ne connaissais que peu les règles du freelancing.

Au fil des mois, je me suis sentie de plus en plus à l’aise dans l’exécution de mes contrats et les relations avec mes clients. À présent, j’ai confiance en moi et je ne me pose plus vraiment de questions comme celles-ci. Mais, clairement, j’ai tâtonné.

Alors, pour vous rassurer lors de vos débuts en freelance, j’avais envie de vous parler aujourd’hui de mes conseils pour gérer votre premier client.  Pour rendre cet article plus concret, je l’étaye tout le long d’exemples concrets, tirés de ma petite expérience de freelance. On y va ?

Disclaimer : à chaque contrat freelance ses spécificités

Avant de débuter, j’aimerais vous rappeler que cet article est bien sûr subjectif : il se base sur ma propre expérience, sur mes exigences et sur ma façon de travailler.

Aucune mission freelance ne se ressemble. C’est là toute la richesse de l’activité freelance : vous ne ferez à priori jamais la même chose !

Cela peut d’ailleurs constituer une difficulté à votre démarrage, car vous pouvez être confrontée à des types de contrats extrêmement différents.

Pour vous donner un exemple, certains de mes clients me demandent essentiellement des articles de blog (rédaction web juridique), tandis que d’autres me laissent gérer toute leur communication digitale (e-mailings, stratégie éditoriale…), ou encore un seul de leurs réseaux sociaux. Je facture à la fois au forfait, au mot, et au jour. Aucun contrat ne se ressemble ! Ils ne se gèrent alors pas de la même façon.

Pour cette raison, certains de mes conseils ne seront bien sûr applicables qu’à certains types de tâches ou de contrats freelance. Je vous donne les grandes lignes pour gérer votre premier client, à vous d’adapter en fonction des missions qui vous sont données.

Gérer son premier client : l’avant-mission

Contrairement à ce que l’on pourrait peut-être oublier, l’avant-mission revêt souvent une importance capitale afin de partir sur de bonnes bases. Une maison construite sur de mauvaises fondations ne fera pas long feu…

Que se passe-t-il après la signature du devis ?

Je parle ici de la période qui suit la conclusion du contrat ou la signature du devis. Vous avez normalement dû prendre le temps de comprendre les problématiques du prospect, et d’accepter en connaissance de cause la mission. À ce stade, par exemple, la question du prix ou des grandes lignes de la mission est déjà traitée. Vous ne pouvez pas vous engager à l’aveugle.

Une fois que votre devis a été signé, il est nécessaire de vous rapprocher de votre client pour connaître tous les détails essentiels de la mission. Je parle de ceux qui n’étaient pas fondamentaux pour accepter la mission, tels que les modalités de livraison. En général, le client prévoira cette « intégration », par le biais d’une réunion physique ou d’un appel téléphonique. Parfois, cela se fera par mail.

Par exemple, quand j’ai débuté une mission globale de communication digitale au sein d’une banque en ligne – l’un de mes premiers contrats -, le directeur marketing avec lequel je travaille m’a appelée le matin même. Nous avons évoqué ensemble les besoins de la banque, les outils utilisés, le rythme des publications sur les réseaux sociaux, leur projet d’ouvrir un blog, le planning des opérations…

Si votre client ne fait pas cette démarche, c’est à vous d’être proactive. Proposez un appel, un visio, ou posez vos questions par mail si vous n’en avez pas beaucoup.

L’essentiel : poser toutes vos questions

Vous ne pouvez pas démarrer une mission freelance si vous n’avez pas l’ensemble des éléments à votre disposition.

J’insiste là-dessus : n’hésitez pas à poser TOUTES les questions qui vous viennent. Cela risque de vous demander un peu d’anticipation : dès que le devis est approuvé, prenez un moment pour réfléchir à la mission et identifier les points à éclaircir.

Je vous conseille de bien anticiper cette étape-là, pour être entièrement prête à commencer la mission… Sans avoir besoin de poser des questions tous les jours. Même si, évidemment, certaines interrogations ne vous viendront qu’après avoir commencé à travailler.

Les questions à poser à votre premier client en freelance sont diverses et variées : divers accès aux comptes de l’entreprise, fonctionnement du logiciel interne, logiciels habituellement utilisés, modalités de facturation, plan marketing pour l’année à venir, documentation commerciale, historique des actions de communication, présentation de l’équipe, principaux intermédiaires…

Il est préférable d’obtenir ces réponses par écrit, ou du moins d’en recevoir une confirmation écrite après un appel.

Convenez d’un calendrier avec votre client

Cette règle peut s’appliquer pour la majorité des missions freelance.

Convenir d’un calendrier avec votre premier client freelance permet d’une part de le tenir au courant des opérations et de le rassurer : votre client visualise semaine après semaine le travail que vous allez réaliser. Cela vous permet également de voir où vous allez. Comment mener à bien une mission à l’aveugle ? Niveau organisation, c’est bof, surtout quand votre nombre de clients va se multiplier.

Je vous donne un exemple : j’ai reçu en septembre une commande pour une dizaine d’articles juridiques de 3 000 mots chacun. Si vous êtes rédactrice web, vous pouvez assurément vous rendre compte de la charge de travail. Cette commande ne tombait d’ailleurs pas impeccablement bien, puisque je partais en voyage 10 jours après.

Mon premier réflexe : regarder dans mon emploi du temps si cela collait avec mes autres contrats en octobre/novembre. Second réflexe : établir un planning de livraison des articles. Je savais que je n’allais pas pouvoir livrer mon client en une seule fois et sous 2 semaines. Je lui ai donc proposé un rythme d’un article par semaine en octobre, puis de deux en novembre. Je lui ai également précisé le jour de livraison : tous les vendredis.

De cette façon, j’ai pu indiquer clairement à mon client quand les textes lui seraient livrés : il savait donc à quoi s’en tenir, et tout s’est bien passé.

Idem pour une mission payée au jour : indiquez – si pertinent – à votre client quels jours vous travaillerez pour lui, à quelle fréquence et quand vous ferez un point avec lui, etc.

Bref : transparence transparence ! Cela rassure le client et permet de poser un cadre à la mission. Doublement efficace.

Gérer son premier client pendant la mission

Poser toutes vos questions et bien définir le cadre de votre mission constitue un très bon début. Maintenant, il est temps de vous retrousser les manches et d’assurer votre première mission !

Vous passerez sans doute beaucoup de temps sur vos premières missions. Cela ne sera pas toujours aussi rentable qu’espéré. Pas de panique : au bout de quelques mois, vous vous sentirez beaucoup plus efficace.

Je vous donne ici quelques conseils pour gérer votre premier client pendant la mission.

Faites preuve de professionnalisme

Le professionnalisme doit guider toutes vos missions freelance. C’est absolument essentiel. Votre client doit pouvoir compter sur vous, votre sérieux et votre rigueur.

Par exemple, respectez toujours les délais. Quitte à faire une petite nuit… Dans la même logique, impensable de rendre un travail bâclé ou non conforme au brief client.

Être proactive

Fidéliser vos premiers clients en freelance est plus facile si vous adoptez une attitude proactive.

Vous ne pouvez pas vous tourner les pouces et attendre les consignes quand vous êtes freelance. Vous êtes chef d’entreprise, et vous devez agir comme tel.

Cela implique par exemple :

• Faire remonter à votre client un problème qu’il n’avait pas identifié.
• Lui partager un article intéressant, ou lui faire part d’une évolution ou réforme.
• Proposer à votre client de nouvelles prestations, en accord avec les problèmes que vous avez identifiés.
• Rendre des comptes à votre client de façon régulière, sans qu’il n’ait besoin de demander.
• Proposer un appel ou une réunion lorsque vous estimez cela nécessaire, etc.

N’hésitez donc pas à aller au-delà du strict cadre de la mission – sans trop exagérer, évidemment – pour vous imposer non pas comme un prestataire mais comme un partenaire. Il y a fort à parier que votre client appréciera beaucoup cette démarche.

Rendre des comptes

Il est important que vous teniez régulièrement votre client au courant de l’avancée de votre mission, en particulier si celle-ci s’étale sur plusieurs semaines ou mois. Faites-le même si votre client ne le demande pas : c’est toujours un plus.

À vous de décider avec votre client des modalités. Par e-mail ? Au téléphone tous les lundis matins ? Sur une application dédiée, comme Trello ou Asana ?

Si votre client n’émet pas de préférence, utilisez un outil que vous connaissez bien, fonctionnel et professionnel. Si par exemple vous n’êtes pas très à l’aise au téléphone, vous pouvez utiliser un outil en ligne ou partager un document Excel. À vous de trouver l’organisation qui vous convient.

Testez le batching

Si vous ne connaissez pas le batching, je vous conseille de vous renseigner sur-le-champ ! C’est une technique de productivité redoutablement efficace. En français, cela signifie que vous allez raisonner par « lots ».

Le principe du batching est très simple : regrouper les tâches similaires et les effectuer toutes d’un coup.

Le batching peut être fait :

• Pour les tâches similaires sur un contrat freelance. Par exemple, au lieu de programmer les publications Instagram de votre client la veille au soir, vous programmez en une seule fois les 20 publications du mois.
• Pour les tâches similaires de plusieurs contrats freelance. Par exemple, vous pouvez réaliser en une seule fois les visuels Instagram de plusieurs clients, puis rédiger en lot toutes les légendes, etc.

Cette technique vous permettra d’être plus rentable sur vos missions freelance.

Gérer son premier client : et après la mission ?

Pas question de laisser une mauvaise impression à votre client une fois la mission achevée : soignez aussi la fin de la mission, avec professionnalisme et dynamisme.

La question du reporting

Certaines missions exigent l’établissement d’un document récapitulatif, que l’on appelle « reporting ». Vous devez en convenir avec votre client au début de votre mission : c’est du temps de travail facturable !

Soignez bien sûr la présentation de ce document. Essayez notamment de vous accorder à l’identité visuelle de l’entreprise. Si vous n’êtes pas bonne en graphisme/mise en page (bienvenue au club), je vous conseille d’utiliser Canva. Cet outil me sauve au quotidien !

Pérenniser votre première mission freelance

Selon votre activité, vos missions peuvent être « one shot », ou être amenées à se répéter. En rédaction web, il est (très) courant de travailler avec les mêmes clients sur une base mensuelle. Par exemple, certains de mes clients me demandent systématiquement entre 2 et 8 articles par mois.

Ce n’est pas le cas pour toutes les activités. Par exemple, la réalisation d’une identité visuelle par une graphiste est généralement « one shot ». Vous risquez de devoir sans cesse dénicher de nouveaux clients.

Pour éviter l’instabilité des revenus en freelance, il est nécessaire de trouver des moyens de pérenniser vos missions, en les transformant par exemple en un forfait mensuel.

Sur ce sujet, je vous renvoie à l’e-book gratuit de Lise Slimane de la Minute Freelance. Il vous donnera des pistes très intéressantes pour stabiliser vos revenus.

Établissez une facture conforme

Une fois la mission réalisée – ou à chaque période écoulée si vous avez opté pour une facture périodique –, transmettez à votre client une facture conforme.

Si vous ne connaissez pas bien les règles d’établissement d’une facture, je vous invite à consulter mon article sur la facturation de l’auto-entrepreneur.

Je vous conseille d’investir dans un logiciel de facturation pour auto-entrepreneur. J’utilise Freebe et j’en suis très satisfaite. Utilisez le code ROCKET pour profiter de deux mois gratuits sur votre abonnement 🙂

Soyez ferme sur les délais de paiement. Vous n’êtes pas la Banque de France… Votre facture doit d’ailleurs indiquer le montant des indemnités dues en cas de retard de paiement. En général, une ou deux relances formelles suffisent pour réveiller votre client négligeant.

Sollicitez un avis

À la fin d’une mission – réalisée avec professionnalisme et investissement, évidemment – pensez à solliciter l’avis de votre client. Vous pouvez le faire par e-mail, ou au moyen d’un formulaire Google Forms ou Typeform.

Outre le fait que cela vous permet d’avoir un retour concret (certains clients ne le feront pas d’eux-mêmes) sur votre travail, vous pourrez l’afficher sur votre portfolio. En business, la preuve sociale est importante. Présenter des avis sur votre site Internet rassurera vos futurs prospects.

C’est ainsi que s’achève mon article. J’espère qu’il vous aura donné suffisamment de matière pour gérer sereinement votre premier client en freelance. Comme d’habitude, si vous avez des questions, je vous donne rendez-vous dans les commentaires. ⬇️