J’ai récemment écrit un article sur ma journée type en freelance. Suite à de nombreux retours positifs, je reviens aujourd’hui pour évoquer à nouveau mon quotidien de freelance.

De nombreuses choses ont changé dans mon organisation quand je suis devenue freelance. Je me suis aperçue qu’il n’était plus possible d’être simplement “organisée de nature”.

J’ai dû mettre au point une organisation en béton armé pour ne pas me laisser submerger.

J’utilise pour cela le très connu outil numérique Trello.

Je vous invite aujourd’hui à découvrir en détail comment j’organise mes semaines et journées en freelance grâce à Trello. J’essaie de rendre cet article le plus complet possible, pour que vous puissiez tester mon organisation et éventuellement l’adopter.

Attention : les questions d’organisation sont très personnelles. Peut-être qu’une organisation comme celle-ci ne vous rendrait pas du tout service ! L’important est de tester chaque méthode sur plusieurs jours ou semaines.

Pourquoi avoir choisi Trello pour organiser mon emploi du temps de freelance ?

J’ai longtemps hésité à propos de l’outil que j’allais utiliser.

Je suis du genre à préférer l’écrit au numérique pour m’organiser. Je trouve que ça empreigne bien plus dans ma tête. Mes idées posées par écrit deviennent plus claires.

Problème : l’écrit n’est pas aussi nomade que le numérique. Ni aussi fonctionnel. Si je veux une organisation millimétrée, je dois construire à la main des tableaux et graphiques dans mon carnet.

Clairement, le temps me manquait.

J’ai donc décidé de faire confiance à un outil d’organisation largement plébiscité partout dans le monde : Trello.

Vous ne connaissez pas cet outil ? Je ne reviendrai pas en détail sur les fonctionnalités de Trello dans cet article, mais vous arriverez très vite à comprendre son utilité et son fonctionnement grâce à mes captures d’écran.

Les tableaux que j’utilise sur Trello pour ma vie de freelance

J’ai choisi d’utiliser le moins de tableaux possible sur Trello, afin de ne pas m’éparpiller. Par expérience, je sais que je ne suis pas productive quand j’ai à ma disposition trop d’outils.

C’est aussi pour cette raison que j’ai choisi de me cantonner à un seul outil d’organisation : Trello. Je n’utilise pas d’autres outils numériques, ni même de bullet journal. Je l’ai clairement laissé à l’abandon, celui-là…

J’ai alors concentré 95% de mes besoins dans deux tableaux différents.

Les deux tableaux Trello que j’utilise au quotidien

J’utilise principalement deux tableaux :

• Un planning hebdomadaire clients + business
• Une To-Do clients + business

Ces deux tableaux vont être au cœur de mon article. Je les ouvre et les modifie plusieurs fois par jour : ils me sont devenus indispensables.

J’ai choisi de mélanger clients & gestion de business. Ce n’est évidemment pas la meilleure des solutions, car ce sont deux choses bieeeeen différentes.

Danilo Duchesnes a d’ailleurs fait un post Instagram intéressant sur ce sujet. Il faut distinguer pour lui le travail SUR son business, et le travail DANS son business.

Cependant, j’ai tellement de travail en ce moment que je n’ai pas encore eu le temps de me plonger en profondeur dans un plan de communication pour mon activité de freelance. C’est une erreur : ne jamais négliger sa communication perso, quel que soit le nombre de contrats en cours. 2020 sera plus raisonnable 😉

J’ajoute également dans ces deux tableaux tout ce qui a trait à Rocket ton Business.

Mes tableaux Trello annexes

J’utilise d’autres tableaux Trello annexes :

• Une To-Do perso, que j’utilise finalement assez peu.
• Un plan de contenu blogging pour l’un de mes clients. Je m’occupe de l’ensemble de sa stratégie éditoriale, mais également de la rédaction de TOUS les contenus. J’avais donc besoin d’un tableau pour m’organiser.
• Un plan de contenu pour le blog de Rocket ton Business, avec toutes mes idées d’articles. J’y définis ensuite des sujets prioritaires.
• D’autres tableaux utilisés par mes clients, en général pour gérer et répartir le travail entre freelances.

Je n’utilise pas ces tableaux annexes tous les jours, uniquement plusieurs fois par semaine. Ils correspondent en effet à un besoin précis, plus qu’à un outil général d’organisation de ma vie de freelance.

Zoom sur mon tableau « To-Do clients & Business»

Ce tableau Trello joue un rôle fondamental de vide-cerveau dans ma vie de freelance. Il me permet en seul coup d’œil de visualiser tous les projets clients en cours et les deadlines à venir.

Les rubriques de mon tableau To-Do

Ce tableau se compose de 5 rubriques :

• Planifié
• Au programme cette semaine
• En cours
• A relire, à vérifier ou à corriger
• Envoyé, publié, rendu

Dans la rubrique « Planifié », j’ajoute (presque) toutes les commandes clients – le plus souvent des articles de blog – pour les mois à venir. Cette liste se veut donc exhaustive.

J’ajoute également dans cette liste les tâches du mois pour mon activité de freelance, mais aussi pour Rocket ton Business : faire un brief à ma graphiste, optimiser mon profil LinkedIn, mettre à jour mon site Internet, écrire les newsletters du mois pour Rocket ton Business, programmer Pinterest…

Les tâches relatives à mon business et à Rocket ton Business sont ajoutées tous les mois. Si j’ajoutais des tâches pour 6 mois, je ne m’en sortirais pas ! à la fin de chaque mois, j’ajoute dans ma liste « Planifié » les tâches à venir pour mon activité freelance et pour ce blog.

Chaque dimanche soir, je pioche dans ma liste « Planifié » les tâches à faire cette semaine. Par exemple, en ce moment, je rends sur une base hebdomadaire 2 articles au client A, 1 article au client B, et 2 articles au client C. Je pioche alors les articles correspondants dans la liste « Planifié ».

C’est ainsi que je planifie ma semaine tous les dimanches soirs. Je ne commence jamais la semaine sans un planning Trello archi complet. Cela me permet de : `

• Savoir exactement, le lundi matin, par quoi commencer.
• Me motiver pour la nouvelle semaine, en pensant à tous les jolis projets qui m’attendent.
• Être toujours au fait des deadlines à venir.
• Équilibrer ma semaine et optimiser mon temps de travail.

Pouvoir visualiser les deadlines

Je souhaitais pour ce tableau Trello insister sur les deadlines à venir. L’objectif est de me rendre compte en un seul coup d’œil de tout ce que j’ai à livrer, et à quelle échéance.

J’ai donc affecté pour chaque tâche une date limite.

J’ai également ajouté un « power-up » à ce tableau : le countdown. C’est une petite extension qui me permet d’afficher les jours restants avant la date due.

Le countdown fait partie des petits « bonus » que vous pouvez ajouter à vos tableaux Trello pour y apporter de nouvelles fonctionnalités. En version gratuite, vous avez droit à un “power-up” par tableau.

L’importance des étiquettes

J’utilise beaucoup les étiquettes Trello. Elles me permettent de créer une organisation très visuelle, très colorée. D’un seul coup d’œil, je sais à quel client ou catégorie se rapporte la tâche.

J’ai organisé mes étiquettes par clients. Chaque client régulier possède sa propre étiquette.

J’ai également des étiquettes évoquant des nombres de mots : 500, 1 000, 1 500… Je m’en sers lorsque je dois écrire des articles dont la longueur est limitée. Cela me permet de ne pas oublier cette contrainte en cours de route !

Astuce : il existe deux façons d’afficher les étiquettes sur Trello. Celles-ci peuvent apparaître avec ou sans texte. Il suffit de cliquer sur une étiquette pour changer le mode d’affichage. Personnellement, je préfère quand le nom du client est directement affiché ! J’ai tendance à m’y perdre un peu avec de simples couleurs.

L’avantage : retrouver mes briefs clients d’un seul coup d’œil

J’use et j’abuse des descriptions d’épingles. Elles me permettent de centraliser sur une même carte toutes les consignes du client.

J’ai de la chance : mes briefs clients, notamment en rédaction web juridique, sont souvent très succincts. J’ai tout au plus quelques grandes lignes à respecter, comme tu peux le voir sur la capture d’écran.

La segmentation des tâches

Il existe une fonctionnalité que j’adore sur Trello : la segmentation des tâches grâce à la checklist.

Elle permet de diviser une tâche en sous-tâches et sous-sous-tâches. L’avancement est alors plus structuré, et la barre d’avancement est motivante.

Zoom sur mon tableau « Planning Hebdo clients & Business »

Le planning hebdomadaire est le deuxième tableau Trello dont je ne peux plus me passer pour organiser ma semaine de freelance.

Ici, chaque liste correspond à un jour de la semaine. J’y inclus le week-end. Il est en effet (très) rare que je ne fasse RIEN en rapport avec mon business le samedi-dimanche…

Ce tableau suit un fonctionnement très simple : à chaque tâche, activité ou client son créneau horaire dédié.

J’utilise également un système de pense-bête sous forme de “TO-DO”. Ces choses à faire sont généralement très courtes, et n’ont donc pas besoin d’être affectées à des créneaux horaires spécifiques.

Exemple : Prendre RDV chez le médecin ou envoyer un plan d’article.

Les liens entre la to-do et le planning hebdo

Je ne peux pas dissocier mon tableau To-Do de mon tableau planning hebdomadaire. Les deux sont ultra complémentaires !

Le tableau To-Do me permet d’avoir une vision à moyen et long terme de mon business.

Le tableau hebdomadaire me permet d’organiser mon business à court terme, semaine après semaine.

Pour établir mon planning hebdomadaire, je me réfère au tableau To-Do. Je regarde en priorité la liste « Au programme cette semaine ». J’affecte alors les différentes tâches à accomplir dans des créneaux horaires bien délimités.

Chaque soir, j’efface tout ce que j’ai accompli dans la journée. Cela me permet d’y voir plus clair, un peu comme en rayant une to-do list par écrit !

Certaines personnes préfèreront laisser visibles leurs tâches et to-do lists, même après accomplissement. Cela permet en effet de mieux se rendre compte du boulot effectué !

L’importance des créneaux horaires délimités

Je suis partie de la méthode du time blocking, à laquelle je crois dur comme fer. Cette méthode consiste à attribuer à chaque tache un créneau horaire spécifique.

Des études ont monté que l’on devient bien plus efficace en travaillant dans un temps limité, sur des plages horaires réduites.

Si vous vous donnez 15 jours pour écrire votre premier article de blog, il est peu probable que celui-ci soit prêt bien avant l’écoulement de ce délai. En revanche, si vous avez décidé de consacrer 4 heures de ton mercredi matin à l’écriture de ce post, il y a fort à parier que votre article sera prêt à l’issue de cette matinée.

C’est ce que l’on appelle la loi de Parkinson : plus on a de temps pour réaliser une tâche, plus cela nous prendra du temps.

L’importance d’inclure ses loisirs et temps de repos

Vous l’avez vu : j’inclus même mes temps de repos sur mon planning hebdomadaire. (Surtout les soirées bar à vin)

Planifier vos moments de détente et de loisirs est la meilleure façon de ne pas les laisser de côté une fois que vous serez submergé par le boulot.

Non, les créneaux sport, sorties ou formations ne sont pas des créneaux que vous pouvez envoyer valser en un claquement de doigts. Ils sont impératifs, au même titre que les tâches que vous accomplissez pour vos clients. Il en va de votre équilibre et de votre bien-être.

Vous devez organiser votre emploi du temps en fonction de vos moments détente, et non l’inverse. Sans abuser, évidemment… Mais n’hésitez pas, par exemple, à placer vos rdv clients en fonction des horaires de vos séances de sport. Après tout, c’est vous, le chef d’entreprise !

Gardez bien cette philosophie en tête. Elle vous permettra de ne pas vous faire manger par votre activité !

C’est ainsi que s’achève la visite très privée de mon organisation Trello en freelance 😉 J’espère que cela vous aura aidé à construire votre propre organisation. N’hésitze pas à partager en commentaires votre propre organisation !