Ces dernières années, j’ai littéralement testé plein de méthodes et techniques pour mon organisation : Trello, Asana, Click-Up, les routines matinales, les to-do à rallonge ou au contraire minimalistes, le time-tracking, le time-blocking, l’organisation papier, etc.

Finalement, j’ai trouvé le Graal et il s’appelle Notion.

Exit la productivité toxique, exit les systèmes trop compliqués ou les heures d’errance devant l’ordi 😅 Je gère tout mon business avec Notion. À chaque fois que je montre un aperçu de mon espace Notion sur Instagram, je reçois des dizaines de questions à ce sujet. J’ai donc décidé de rédiger cet article pour partager avec vous l’organisation de mon business avec Notion. C’est parti ! 

Qu’est-ce que Notion ?

Avant d’utiliser Notion, mon entreprise était organisée à travers un grand nombre d’applications et d’outils différents : Asana, Google Docs, Google Calendar, mon agenda papier et mon to-do list papier. Notion les a presque tous remplacés. Maintenant, je peux tout centraliser au même endroit et cela a radicalement changé ma façon de travailler et d’organiser mon entreprise !

Notion est un espace de travail tout-en-un. Ce qui le rend unique (et différent des autres outils) c’est son incroyable flexibilité. Il permet d’organiser tout un tas de choses et de les personnaliser selon vos besoins. Notion est très polyvalent et personnalisable. C’est pour cela que mon tableau de bord peut être complètement différent du vôtre – tout en utilisant la même plateforme !

Que peut-on organiser avec Notion ?

Le slogan officiel de Notion est “L’espace de travail tout-en-un pour vos notes, tâches, wikis et bases de données”, et c’est tout à fait vrai ! Sans surprise, les gens le comparent à un mélange de Google Docs, Evernote, et Trello.

Pouvoir faire toutes ces choses en utilisant une seule application est clairement un rêve devenu réalité. Et le summum de la productivité efficace ! 

Le principe même de Notion repose sur les blocs. Ceux-ci peuvent être ce que vous voulez : texte, image, liste, puces, code, etc. Vous pouvez facilement écrire une phrase et la transformer en une page autonome ou en une base de données entière, les possibilités sont (presque) infinies. 

Forcément, les possibilités d’utilisation pour votre entreprise sont également multiples et sans fin : 

• to-do listes ;
• relation client (CRM) ;
• production de contenu ;
• suivi client ;
• gestion de projets ;
• suivi des KPIs.

Allez, il est temps d’entrer dans le vif du sujet et de vous présenter comment j’utilise Notion pour MON business.

Comment j’organise mon business avec Notion ? 

Mon dashboard personnel, LA page de référence

Si vous connaissez un peu Notion, vous avez probablement vu beaucoup de tableaux de bord très esthétiques qui permettent de suivre toutes sortes de choses : tâches à faire, humeur du jour, et même vos habitudes (heures de sport, nombre de verres d’eau bu, etc.).

Après avoir essayé quelques mises en page esthétiques, je suis revenu à l’essentiel ! Vous me connaissez, j’aime la simplicité et l’efficacité. 

Tous les matins donc, et le reste de la journée aussi, je me connecte sur mon tableau de bord personnel. C’est sur cette page que je centralise toutes mes tâches et projets en cours. C’est un peu ma tour de contrôle. 😁

On y retrouve :

• des liens rapides vers les autres espaces de mon Notion ;
• des liens rapides vers les projets en cours ;
• les 2 à 4 objectifs du mois ;
• ma to-do list, avec différentes vues (aujourd’hui, demain, les 7 prochains jours, les 30 prochains jours…) ; 
• la vue de la semaine (gérée manuellement) : les 2 à 4 priorités + le planning hebdo ;
• la liste des contenus qui vont sortir les 7 prochains jours, et leur statut.

J’utilise Notion en équipe (on est 6 dessus) mais chacun a son propre dashboard. Ça permet notamment de ne voir que ses propres tâches et projets en cours. 🙂 Notion est hyper utile pour bien déléguer ! 

Je me sers beaucoup de mon planning hebdo, qui me donne un aperçu très clair de la semaine qui arrive – même si ça arrive souvent qu’il soit modifié en cours de route. 

L’organisation de ma production de contenu

C’est un peu le mastodonte de mon Notion ! C’est là que j’organise tous mes contenus passés et à venir : Instagram (dont le compte de l’Academy), podcast, blog, newsletter, Pinterest, et bientôt YouTube. 

Et comme j’ai choisi le marketing de contenu comme moyen n°1 pour développer mon business, il y a du boulot ! 😉

Sur la page “Production de contenu”, on retrouve :

• mes piliers de contenu (les thèmes que j’aborde) et la fréquence de publication pour chaque canal ;
• un lien vers les différentes sous-pages : Instagram, podcast, blog, etc.
• un calendrier global : je vois d’un seul coup d’œil TOUS les contenus du mois, tout canaux de communication confondus.

J’utilise pour avoir cette vue d’ensemble une seule base de données “Tous les contenus” (ensuite, pour les besoins de chaque page, je peux filtrer par canal).

Quand on clique sur l’une des sous-pages de cet espace, par exemple “Podcast”, on voit ça : 

La page se divise en deux :

• Une section Production : là où je vois le statut de chaque épisode : idée, à rédiger, à monter, etc. On ne voit pas tous les statuts sur la capture d’écran.
• Une section Calendrier : pour prendre du recul sur mon calendrier des épisodes et voir ce qui sortira telle semaine

C’est sur cette page qu’on collabore ensemble avec Clémentine, ma content manager. D’un seul coup d’œil, elle peut voir les épisodes qui ont été enregistrés et qui sont donc prêts à être traités par ses soins.

Les autres sous-pages (Instagram, blog, etc.) sont relativement similaires.

La gestion des projets du business

Tous les projets qui émergent dans ma tête ont leur place sur Notion. Pour moi, une idée = un plan d’action concret pour la réaliser. Et c’est Notion qui m’aide à rendre ça concret !

J’utilise une base de données “Projets”, qui regroupe tous les projets du business, passés présents et futurs.

Pour chaque projet, on a une page dédiée avec :

• les caractéristiques : deadline, objectifs, acteurs (qui va travailler dessus), budget ; 
• la to-do du projet qui est reliée à ma base de données globale “To-do list” ; 
• mes notes en vrac.

Je peux afficher le pourcentage d’avancement de chaque projet, ce qui est plutôt motivant ! 😉

La gestion et le développement de la Micropreneure Academy

Vous le savez, j’ai une offre unique qui s’appelle la Micropreneure Academy, mon programme pour créer et développer un business de services sur le web.

J’ai décidé de lui dédier un espace entier sur mon Notion, parce que l’animation et la gestion de cette offre demandent une sacrée organisation ! 😁

Ce qu’on trouve dans cet espace (liste absolument pas exhaustive) :

• Les fiches de chacun de nos apprenants, regroupées par promo : en un seul coup d’œil, on a toutes les infos sur l’apprenant, ses objectifs, son activité, les documents signés, etc. C’est un énorme CRM ultra puissant, j’adore cet espace ! Seule l’équipe pédagogique a accès à ces infos, et on ne conserve que ce qui est nécessaire.

• Les pistes d’amélioration et de développement du produit : on a un gros tableau d’amélioration continue qu’on alimente au fil des retours et de nos idées.
• La gestion quotidienne : l’organisation des lives, les groupes de 10 (on répartit nos promos en groupes de 10 pour faciliter le suivi et le réseautage), la gestion des appels Boost, etc.
• Le contenu de l’Academy module par module et les modalités d’évaluation.
• Le parcours client de A à Z : notre “labo” de l’expérience client, là où on donne vie à toutes nos super idées pour chouchouter nos clients !

Voilà un petit échantillon de mon espace Notion. Il est important de retenir que la mise en place d’un espace d’organisation qui VOUS correspond vous demandera souvent un temps fou : et c’est normal. Testez, tâtonnez, bidouillez votre outil. Démarrez à partir d’un modèle ou à partir de zéro. Rajoutez des pages au fur-à-mesure, inspirez-vous de l’espace des autres. Bref, personnalisez Notion en fonction de vos besoins et de vos goûts. Inutile de vous forcer à dupliquer tels quels des templates tout faits ! 🙂