Vous êtes de plus en plus nombreuses à m’écrire par e-mail et Instagram pour me faire part de vos soucis d’impayés en freelance.

Aussi embêtant que cela soit, c’est une situation qui est loin de m’étonner.

Au début d’une activité indépendante, on est loin de s’imaginer la fréquence des retards de paiement et impayés en freelance. Et pourtant ! Ça n’arrive pas qu’aux autres.  

C’est important d’en être consciente dès le lancement de votre business, puisque cela va vous permettre de vous préparer en amont pour prévenir les impayés. À condition d’avoir les bons réflexes, il est tout à fait possible de réduire dramatiquement le risque d’impayés en freelance.

Je vous présente aujourd’hui 8 astuces pour limiter les retards et les défauts de paiement de la part de vos clients. Pas de blabla inutile : ce sont des actions que vous pouvez mettre en place dès aujourd’hui.

Conseil n°1 : Faites preuve de fermeté et d’anticipation dès le début de la relation client

C’est mon premier conseil pour éviter les impayés en freelance : réglez toutes les questions relatives aux délais et modalités de paiement en amont, avant le début de la prestation.

Montrez vos exigences et faites preuve de fermeté.

Il faut que vous régliez avec votre client les questions suivantes :

• À quel rythme la facturation aura-t-elle lieu ?
• Qui sera votre correspondant privilégié pour les questions relatives au paiement de vos factures ?
• Quel sera le mode de paiement ? (N’oubliez pas de donner votre RIB afin de ne pas retarder votre paiement)
• Devez-vous envoyer une facture papier ou électronique ?
• L’entreprise a-t-elle pris connaissance du délai de paiement qui apparaît sur vos factures et CGV ?
• L’entreprise a-t-elle pris connaissance de la politique applicable en matière de pénalités de retard ?

N’oubliez en effet pas d’indiquer des délais de paiement par des mentions claires sur vos CGV (si vous en avez), vos factures et des devis. Vous pouvez choisir le délai de paiement que vou ssouhaitez :

• Paiement comptant
• Paiement à réception de la facture
• Paiement à 30 jours à compter de la date de la facture (délai « par défaut », si rien n’est indiqué)
• Délai maximal : paiement à 60 jours à compter de la date de la facture ou, par dérogation et avec l’accord des deux parties, paiement à 45 jours fin de mois à compter de la facturation

RAPPEL : vous êtes chef d’entreprise : ce n’est pas à votre client de décider du délai de paiement.

[À lire également : Comment gérer votre premier client en freelance ?]

Il peut être difficile d’aborder ces questions-là avec un nouveau client. Pourtant, cela peut vous épargner bien des tracas par la suite.

N’oubliez pas non plus que votre client est généralement un professionnel : il est forcément le prestataire ou le vendeur d’une autre partie, et est donc familier avec toutes ces questions-là.

En outre, aborder ces questions-là en amont avec votre client lui montre que vous n’êtes pas du genre à plaisanter sur le sujet… C’est dissuasif.

Conseil n°2 : Renseignez-vous sur votre prospect et sa solvabilité

Là, on est bien en amont du début de la prestation. L’objectif : lever certains doutes sur votre prospect, en vous assurant autant que possible que vous traitez avec une personne fiable.

Ce conseil-là concerne surtout les cas dans lequel vous avez un doute sur :

• L’existence même de votre prospect (ex : client à l’étranger un peu bizarre, qui veut vous payer en crypto monnaie)
• Son passif en matière de paiement
• Sa solvabilité …

Vous pouvez alors mener votre petite enquête :

• En questionnant directement votre prospect. Lui demander son numéro SIRET est un minimum : vous vous assurez qu’il existe bien juridiquement. Regardez ensuite si ce numéro correspond bien à sa dénomination sociale : vous pouvez regarder sur le site d’InfoGreffe. Vous pouvez également questionner votre prospect sur sa santé économique, si vous avez entendu que cette société connaissait des difficultés économiques. N’hésitez pas à instaurer un paiement comptant si la situation est bordeline… Ou à vous rétracter !
• En consultant les registres légaux, sur des sites comme Societe.com ou InfoGreffe. Vous pouvez y retrouver tout un tas d’infos intéressantes, et les comparer avec ce que vous dit votre prospect.
• En ayant recours à une agence de renseignements commerciaux.

Si, par exemple, votre prospect a déjà été condamné pour des impayés, vous le saurez bien vite. Cela vous permet de faire le tri parmi vos prospects. Si vraiment vous avez des doutes importants et que vous ne le sentez pas, sachez que vous êtes tout à fait libre de dire non.

Conseil n°3 : Ne commencez jamais une prestation sans devis ou contrat

JAMAIS JAMAIS JAMAIS.

Vous devez TOUJOURS avoir un écrit « officiel » (devis ou contrat signés) avant de commencer à travailler. Sinon, vous aurez du mal à prouver votre relation avec votre client : durée, prix, caractéristiques, conditions… Si votre client est de mauvaise foi, il pourra se mettre à nier toute relation entre vous deux. L’enfer !

Outre le fait de prouver la relation entre votre client et vous, cela permet également de vous assurer que vous êtes bien d’accord sur toutes les conditions. Il sera impossible de changer unilatéralement les conditions ensuite. Utile lorsque votre client essaiera de doubler votre charge de travail, l’air de rien, pour le même prix…

Si vous n’avez aucun document écrit qui soit à même de prouver ce dont votre client et vous avez convenu, il est absolument indispensable que vous écriviez un mail à votre client en lui rappelant les caractéristiques principales de la prestation.

Cela vaut si, par exemple, vous venez de vous mettre d’accord au téléphone sur la durée de la mission, son tarif, sa teneur, et autres informations essentielles. Récapitulez TOUJOURS ces infos-là par écrit.

Conseil n°4 : Demandez un acompte

Vous avez sans doute vu ce conseil un milliard de fois, mais vous continuez à ne pas demander d’acompte. Peur de déranger, peur de passer pour quelqu’un de méfiant, peur d’essuyer un refus, fausse croyance du « je n’en ai pas besoin »…

Primo, on s’en fiche de ce que le client pense. Vous êtes un professionnel, vous êtes chef d’entreprise, vous êtes en droit (et le client comprend très bien, puisqu’il en demande sûrement aussi !) de demander un acompte à titre de « garantie » et d’avance !

Demander un acompte est essentiel pour prévenir les impayés en freelance, car il vous permet :

• De profiter d’une rentrée d’argent dans votre trésorerie et de ne pas attendre trop longtemps le paiement de votre prestation
• Mais également de tester la bonne foi de votre client. Un client qui rechigne à vous payer un acompte, ce n’est PAS BON SIGNE.
• Il permet aussi de montrer à votre client, à l’instar du conseil n°1, que vous ne plaisantez pas avec le paiement de vos presta… C’est dissuasif 😉

Il y a une croyance populaire autour des petits contrats, c’est-à-dire des contrats de petite somme : « pas besoin de demander d’acompte ». La confiance que vous pouvez avoir en votre client n’est pourtant pas fonction du montant de votre contrat… ! Les impayés en freelance arrivent même sur des sommes dérisoires.

Il n’y a pas de règle universelle pour les acomptes, mais ils représentent en général 20 à 50 % de la valeur du contrat. Je le rappelle à nouveau : c’est à vous de fixer le montant de l’acompte… Pas votre client !

Conseil n°5 : Définissez noir sur blanc les pénalités de retard

Les pénalités de retard sont des sommes dues à titre de sanction financière, dès lors que l’une des deux parties ne respecte pas le délai de paiement convenu.

Elles sont exigibles de plein droit – c’est-à-dire sans mise en demeure ni nouveau contrat – dès le premier jour de retard de paiement.

Il existe deux types de pénalités de retard :

• L’intérêt de retard, un % fixe appliqué au montant TTC de la facture impayée.
• L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, d’un montant de 40 € par facture impayée.

Ces deux pénalités de retard sont cumulables. Elles doivent être mentionnées sur vos CGV, factures et devis, sous peine d’amendes importantes.

Les pénalités de retard doivent donc être définies en amont : le client mauvais payeur ne peut en aucun cas être « pris au dépourvu ». C’est un instrument relativement dissuasif pour les impayés en freelance.

Conseil n°6 : Suivez votre facturation avec un logiciel dédié

À mesure que vous multipliez les clients et les prestations, il peut être difficile de vous y retrouver. C’est là tout l’intérêt du logiciel de facturation auto-entrepreneur.

Il vous permet de suivre, en un seul coup d’œil, l’état de votre facturation. Il vous indique quels clients sont en retard, de combien de jours, et combien ils vous doivent encore. Vous ne pouvez donc, avec un outil comme celui-ci, louper aucun impayé !

J’utilise Freebe et j’en suis très satisfaite. PS : vous pouvez profiter de 2 mois gratuits avec le code ROCKET !

Conseil n°7 : Mettez en place un système de relance

Aah, l’importance des process ! Instaurer des processus définis à l’avance peut vous faire gagner un temps fou… Et c’est le cas lorsque surgissent des impayés en freelance !

J’ai déjà parlé de l’importance des process en cas d’impayés dans l’article et le podcast sur les 5 façons de protéger votre business en ligne.

Quand vous faites face à un impayé, vous devez savoir exactement quoi faire et quand le faire, en ayant mis en place en amont un système de relance organisé.

Exemple :

• Une relance par mail juste avant la fin du délai de paiement, pour prévenir votre client qu’il n’a plus que quelques jours pour vous payer.
• Deux relances téléphoniques les 10 premiers jours de retard.
• Un appel téléphonique et/ou une visite domiciliaire ensuite.
• Puis mise en demeure, procédure judiciaire, etc.

Conseil n°8 : Ne traînez pas pour envoyer votre facture

Ce conseil peut paraître anodin… Mais il a clairement son importance dans la gestion des impayés en freelance. Vous devez vous aussi faire preuve de rigueur dans la gestion de vos factures.

Ne traînez pas pour envoyer votre facture après la réalisation de votre prestation. Ainsi, la prestation que vous venez de réaliser sera toujours claire dans l’esprit de votre client, qui l’associera alors directement avec le paiement qu’il doit réaliser.

Si, au contraire, vous envoyez votre facture un ou deux mois après et que votre client n’a aucune idée de ce dont vous parlez, vous pouvez être sûre que votre facture finira par traîner sur un coin de son bureau. 😉

Bien sûr, tout est une question d’équilibre : il ne faut pas se précipiter non plus. De mon côté, j’envoie ma facture uniquement lorsque le client n’a pas de retour à me faire ou de questions particulières. En somme : lorsqu’il est satisfait de la prestation.

Prévenir les impayés en freelance : mes 8 conseils

Pour finir, je vous propose un récapitulatif de mes 8 conseils pour éviter les impayés en freelance :

• Fais preuve de fermeté et d’anticipation dès le début de la relation client.
• Se renseigner sur son prospect et sa solvabilité.
• Ne jamais commencer une prestation sans devis ou contrat.
• Demander un acompte.
• Définir noir sur blanc les pénalités de retard.
• Suivre sa facturation avec un logiciel dédié.
• Mettre en place un système de relance.
• Ne pas traîner pour envoyer sa facture.

*

Cette liste de conseils pour prévenir les impayés en freelance n’est bien sûr pas exhaustive. J’aurais pu parler de l’escompte, des assurances, de l’affacturage… Mais l’essentiel y est.

Vous le voyez, tous ces conseils ne demandent pas de bouleverser la gestion de votre activité. Ce sont surtout de petits détails qui, mis bout à bout, peuvent avoir une grande incidence en matière de prévention des impayés.

N’hésitez pas à réagir en commentaires à cet article : avez-vous déjà connu des problèmes d’impayés en freelance ? Comment avez-vous réagi ? Avez-vous mis en place des process pour éviter ce genre de problèmes ?