Avec l’amélioration de la technologie et des algorithmes en tout genre, l’automatisation a envahi le monde du business et du marketing.

Les processus automatisés permettent aux entreprises de toutes tailles de devenir plus productives, efficaces et, surtout, plus rentables. Car au final, automatiser son business vous permet d’économiser du temps, de l’argent et de l’énergie en vous permettant d’automatiser les tâches répétitives qui ne nécessitent pas d’action humaine directe.

Mais comment choisir les tâches à automatiser ? Et comment s’y prendre ? Dans cet article, je vous présente les cinq étapes clé pour automatiser votre entreprise en douceur. C’est parti !

1 – Sélectionnez les bonnes tâches pour automatiser son entreprise

Cela peut sembler évident ou simple, mais c’est probablement l’étape la plus déterminante. Choisir les bonnes tâches à automatiser est absolument crucial, et c’est là que de nombreux entrepreneurs se trompent.

Automatiser la majorité de vos tâches n’est pas une bonne idée. Lorsqu’il s’agit d’automatiser votre entreprise, le plus important est de sélectionner des tâches qui peuvent facilement être automatisées et qui sont répétées plusieurs fois. L’objectif est de gagner en productivité ! 

Il peut donc s’agir de séquences d’e-mails automatisées (comme la séquence de bienvenue d’une newsletter ou l’onboarding après achat), de tâches récurrentes sur Notion ou Click-Up, de facturation, de génération de documents pour les clients, etc.

Voici quelques exemples de choses que vous pouvez automatiser dans votre entreprise :

Publication de posts

Publier des posts manuellement peut prendre beaucoup de temps, l’utilisation d’un outil d’automatisation comme Hootsuite ou Buffer peut aider à rationaliser ce processus.

Séquences d’e-mails

La mise en place de séquences d’e-mails automatisées permettra à vos clients de recevoir les bons messages au bon moment. Chaque email contiendra les informations susceptibles de leur être utiles, en fonction de leur avancement dans votre parcours client, sans avoir à envoyer manuellement chaque email individuellement.

Collecte de témoignages et d’avis clients

La collecte de témoignages de clients peut s’avérer fastidieuse si elle est effectuée manuellement, mais avec un outil d’automatisation tel que TrustPilot, vous pouvez recueillir rapidement et facilement les commentaires des clients.

Tâches récurrentes sur Notion ou Click-Up

L’utilisation d’outils tels que Notion et Click-Up vous fera gagner du temps en garantissant que les tâches sont effectuées de manière répétée sans nécessiter de saisie manuelle de votre part ou de celle des membres de votre équipe.

Facturation

Les solutions de facturation automatisée comme Quaderno et Stripe vous permettent de suivre facilement les paiements et les factures sans avoir à saisir manuellement les données dans des feuilles de calcul ou d’autres programmes.

Attention : je vous déconseille fortement d’automatiser les tâches qui nécessitent de la créativité ou du contact humain. L’automatisation ne doit pas remplacer entièrement les relations humaines ou le cerveau humain – tout ne peut être remplacé par des machines ! Encore heureux 😅

2 – Choisissez les outils pour automatiser votre business 

Maintenant que vous avez identifié les tâches à automatiser, il est temps de sélectionner les outils à utiliser. Vos outils d’automatisation doivent être fiables et faciles à utiliser. Aussi, réfléchissez bien à la manière dont l’outil d’automatisation s’intègre aux autres systèmes/programmes de votre entreprise.

Il existe tellement d’outils d’automatisation qu’il est difficile de savoir par où commencer. Voici donc quelques recommandations pour les tâches d’automatisation les plus courantes :

Automatisation du marketing : HubSpot

HubSpot est une plateforme d’automatisation tout-en-un qui vous aide à gérer tous les aspects de vos campagnes de marketing, y compris le marketing par e-mail, la gestion des leads et la gestion des ressources humaines.

Automatisation des réseaux sociaux : Hootsuite

Hootsuite est une puissante plateforme d’automatisation qui permet d’automatiser vos publications et analyses sur les médias sociaux. Elle vous permet également de gérer facilement plusieurs comptes sur plusieurs réseaux, afin d’économiser du temps et des efforts.

Automatisations de base : Zapier/Make 

Zapier et Make sont des outils d’automatisation simples mais merveilleux (spoiler : vraiment merveilleux) qui créent des mini-automatisations entre vos outils professionnels préférés. Par exemple, en connectant Make à notre CRM (Customer Relationship Management) sur Notion, j’ai automatisé la création des contrats de formations de nos élèves CPF. Ils sont ensuite automatiquement exportés et stockés sur Dropbox ! 

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3 – Définissez vos objectifs d’automatisation

Clairement, il est inutile (et contreproductif) de dépenser de l’argent pour des outils d’automatisation et d’investir du temps dans la création de nouveaux flux de travail s’ils ne rendent pas votre entreprise plus rentable. 

Car le but premier d’automatiser votre business est de vous libérer du temps, pour le consacrer à d’autres tâches. Automatiser votre entreprise fait partie de votre stratégie business. La vraie question à se poser est donc la suivante : qu’allez-vous faire de ce temps pour apporter encore plus de valeur ajoutée à votre entreprise ? 😏

Donc, avant de mettre en place des processus automatisés, prenez le temps de fixer des objectifs spécifiques que vous pourrez utiliser pour évaluer le succès et affiner vos processus. L’établissement d’objectifs clairs vous aidera à déterminer le degré de réussite du processus d’automatisation et la manière de l’améliorer à l’avenir.

4 – Suivez vos résultats et affinez vos processus 

Une fois le processus d’automatisation mis en place et opérationnel, il est important d’en évaluer les performances. Y a-t-il des aspects que vous devez ajuster pour rendre le processus plus efficace ? Y a-t-il des moyens de rationaliser les processus ou d’intégrer des outils supplémentaires dans votre configuration d’automatisation existante ? Il est important de garder un œil sur la façon dont les choses fonctionnent afin de pouvoir affiner vos processus si nécessaire. 

Si vous ne fixez pas d’objectifs et ne choisissez pas les bons indicateurs clés de performance, vous aurez du mal à mesurer l’impact positif de l’automatisation sur votre entreprise. Plus important encore, vous ne serez pas en mesure d’identifier les possibilités d’affiner vos automatisations et d’améliorer les résultats !

5 – Formez vos employés à l’utilisation des processus automatisés

Enfin, n’oubliez pas que vos employés, collaborateurs ou prestataires externes, doivent être en mesure d’utiliser efficacement les processus automatisés qui les concernent.

Assurez-vous que chacun comprend le fonctionnement de l’automatisation et la façon dont il peut l’utiliser au mieux pour ses besoins. Organisez des sessions de formation si nécessaire ou créez une documentation – aux petits oignons – pour que tout le monde sache comment et quand utiliser les processus automatisés. 

L’automatisation de processus de votre entreprise est essentielle sur le marché moderne hautement concurrentiel. Mais avant de mettre en œuvre des processus automatisés, il est important de fixer des objectifs spécifiques et de suivre les résultats afin de pouvoir les améliorer si nécessaire.

La clé de l’automatisation est de commencer petit à petit, par des automatisations simples, puis de construire vos flux d’automatisation au fil du temps. Correctement mise en œuvre, l’automatisation peut vous permettre de vous consacrer à des tâches plus importantes tout en vous aidant à rester compétitif sur votre marché. Bonne chance ! 🤝👍💪😁